Behandling av personuppgifter: Samarbete med intressenter
Till våra uppgifter hör att representera finska staten och bevaka Finlands politiska, handelsekonomiska och bildningsrelaterade intressen samt främja kännedomen om Finland utomlands.
För att kunna sköta uppdraget framgångsrikt behöver vi ett omfattande samarbete med intressenter och i det sammanhanget kan vi behandla personuppgifter om bland annat finländska och utländska aktörer inom den offentliga förvaltningen och privata sektorn, redaktörer samt influencers inom olika branscher (aktörer inom kulturbranschen, forskare, representanter för frivilligsektorn, inköpare, bloggare med flera).
I regel får de uppgifter vi behöver för samarbetet med intressenterna av personerna själva (bland annat visitkort), men vi kan även samla in uppgifter via offentliga kanaler och från våra samarbetspartner.
Uppgifter som vi samlar in om dig i samband med vårt samarbete med intressenter
Med anknytning till vårt samarbete med intressenter kan vi spara sådana personuppgifter som är viktiga med avseende på verksamheten och samarbetet. Till dessa uppgifter räknas bland annat ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, ditt hemvistland, den organisation du representerar samt din tjänstebeteckning eller titel.
De personuppgifter som sparats i samband med vårt samarbete med intressenter förvaras så länge som de behövs för att vi ska kunna utföra våra uppgifter. Vi följer statsrådets informationsstyrningsplan beträffande lagringstiden för personuppgifter.
Vad vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra lagstadgade uppgifter eller en uppgift som gäller ett allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c och e i dataskyddsförordningen (EU 2016/679).
Bestämmelserna om utrikesministeriets och Finlands beskickningars uppgifter finns bland annat i
- lagen om utrikesförvaltningen samt i utrikesministeriets och beskickningarnas arbetsordningar
- statsrådets förordning om utrikesministeriet
- statsrådets förordning om utrikesförvaltningen
- lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet
Överföring av personuppgifter
För att kunna garantera kvaliteten är vi ibland tvungna att lägga ut distributionen av meddelanden och evenemangsinbjudningar som gäller samarbetet med intressenter till externa tjänsteleverantörer. En tjänsteleverantör kan även vara verksam utanför EU om kraven på överföringen av uppgifter enligt dataskyddsförordningen uppfylls.
Med tjänsteleverantörerna ingår vi ett avtal enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen, eller så följer vi kraven i kapitel V i förordningen. Mer information om de tjänsteleverantörer som är förknippade med samarbetet med intressenter lämnas av vårt dataskyddsombud på adressen tietosuoja(at)formIn.fi.
Till en utomstående organisation som begär uppgifter kan vi överlåta dina uppgifter i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga när de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Vi lämnar inte ut dina uppgifter för direktmarknadsföring, marknads- eller opinionsundersökningar.
Lisätietoa
Du vet väl att också dataskyddsförordningen innehåller bestämmelser om dina rättigheter som påverkar vår behandling av dina personuppgifter? Läs mer om dina dataskyddsrättigheter.
Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter inom utrikesförvaltningen, kan du kontakta vårt dataskyddsombud på adressen tietosuoja@formin.fi.