Behandling av personuppgifter vid resor och konsulära tjänster

Finlands beskickningar utomlands, det vill säga ambassader och konsulat, tillhandahåller myndighetstjänster. Våra beskickningar hjälper också nödställda finländare i utlandet (konsulära tjänster). Beskickningarnas skyldighet är i första hand att ge råd, vägleda och hjälpa kunderna så att de självmant kan bevaka sina intressen.

Via webbplatsen reseanmälan.fi kan du ge oss information om din utlandsresa eller om att du flyttar permanent till utlandet. När du gör en anmälan om permanent flytt kan du ge oss tillstånd att behandla dina uppgifter så att vi kan spara uppgifterna och informera dig om sådant som gäller ditt bosättningsland. Våra meddelanden kan bland annat innehålla aktuell information om situationen i landet och om beskickningens tjänster eller inbjudningar till tillställningar och evenemang som beskickningen ordnar. Läs mer under När du beställer material och nyhetsbrev och När du anmäler dig till evenemang.

I en krissituation (t.ex. jordbävning eller terrorattack) kan vi samla in information om dig också från andra källor, till exempel via resebyråer, lokala myndigheter och sjukhus, om dina anhöriga gör en förfrågan.

På utrikesministeriets webbplats kan du läsa våra meddelanden med reseinformation som är viktig när du reser till ett visst land. Du kan också beställa resemeddelandena som sms (då sparar vi ditt telefonnummer för att skicka meddelanden så länge beställningen är i kraft).

Uppgifter som vi samlar in om dig i samband med våra tjänster

När du använder våra konsulära tjänster sparar vi ditt namn, din personbeteckning, ditt medborgarskap, ditt kön, din ålder och dina kontaktuppgifter (din adress, ditt telefonnummer och din e-postadress). Utöver dessa uppgifter sparar vi vid behov också andra uppgifter som behövs för att tillhandahålla våra konsulära tjänster, till exempel om din ekonomiska situation, ditt hälsotillstånd och eventuellt andra omständigheter.

Enligt beslut av Arkivverket på basis av arkivlagen ska uppgifterna i ärendehanteringssystemet för konsulära ärenden förvaras varaktigt.

På webbplatsen reseanmälan.fi kan du med tanke på eventuella krissituationer också ge oss följande uppgifter, utöver informationen om din resa: ditt namn, födelsedatum, kön, medborgarskap, telefonnummer och din e-postadress. Om du flyttar permanent kan du också ge oss uppgifter om din arbetsgivare och andra uppgifter som kan behövas. De personuppgifter som du ger anonymiseras två månader efter att resan har avslutats. Alla rese- och personuppgifter som gäller dig försvinner i samband med anonymiseringen, om du inte har registrerat dina uppgifter för senare användning. I så fall bevaras dina person- och reseuppgifter i systemet tills du väljer att radera dem.

Vad vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på

När du använder konsulära tjänster behandlar vi dina personuppgifter för att kunna sköta våra lagstadgade uppgifter. Vår behandling av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (EU 2016/679). Visa speciella uppgifter som vi behöver för att kunna tillhandahålla tjänster, till exempel dina hälsouppgifter, får vi behandla med stöd av artikel 9.2 c i dataskyddsförordningen om du är fysiskt eller juridiskt förhindrad att ge ditt samtycke till att uppgifterna behandlas.  

I krissituationer behöver vi ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. Om du är fysiskt eller juridiskt förhindrad att ge ditt samtycke till behandlingen, kan vi behandla dina uppgifter för att skydda dina grundläggande intressen. Behandlingen grundar sig då på artikel 6.1 a) i dataskyddsförordningen och ibland också på 6.1 d). 

I ärenden som gäller kommunikation behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna sköta våra uppgifter av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen.
 
Bestämmelserna om utrikesministeriets och beskickningars uppgifter finns bland annat i 

  • lagen om konsulära tjänster
  • lagen om utrikesförvaltningen
  • statsrådets förordning om utrikesministeriet
  • annan speciallagstiftning, såsom passlagen och lagen om faderskap 

Överföring av personuppgifter

Vi lämnar i regel inte ut dina personuppgifter. Till en utomstående organisation som begär uppgifter kan vi överlåta dina uppgifter i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga när de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
  
När det gäller konsulära tjänster behöver vi i regel ditt samtycke för att lämna ut dina personuppgifter. Om dina personuppgifter är nödvändiga för skötseln av uppgifter som föreskrivs i lagen om konsulära tjänster kan vi dock utan ditt samtycke lämna ut uppgifterna till myndigheter i Finland eller i en främmande stat, till exempel till social - och hälsovårdsmyndigheter, räddningsmyndigheter och polisen samt utrikesministeriet och ambassaden i ett annat EU-land. Dina uppgifter kan också lämnas ut när en annan myndighet, till exempel Folkpensionsanstalten, en social - och hälsovårdsmyndighet eller polisen, lämnar en sådan begäran om uppgifter som grundar sig på lag.
 
Vi lämnar inte ut dina uppgifter för direktmarknadsföring, marknadsundersökningar eller opinionsmätningar.

Dina dataskyddsrättigheter

Du vet väl att dataskyddsförordningen innehåller bestämmelser om dina rättigheter som påverkar vår behandling av personuppgifter? Läs mer om dina dataskyddsrättigheter här.

Mer information

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter inom utrikesförvaltningen, kan du kontakta vårt dataskyddsombud på adressen tietosuoja(at)formin.fi.