Behandling av personuppgifter: resor och konsulära tjänster

Finlands beskickningar utomlands tillhandahåller ett flertal myndighetstjänster utomlands. Vid beskickningarna kan man bland annat ansöka om nytt finskt pass, få vissa notarietjänster eller rösta i finska val.

Beskickningarnas skyldighet är i första hand att ge råd, vägleda och hjälpa kunderna så att de självmant kan bevaka sina intressen. Dessutom kan nödställda resenärer utomlands få hjälp via beskickningen i fall av olycka eller sjukdom och i krissituationer (till exempel jordbävningar och andra naturkatastrofer, katastrofer och terrorattacker) kan beskickningarna hjälpa till med exempelvis evakuering för att trygga personers säkerhet.

Utrikesministeriets telefonjour

Utrikesministeriets telefonjour betjänar nödställda resenärer utomlands dygnet runt under årets alla dagar. De samtal som rings till journumret spelas in. Inspelningarna används i första hand för att verifiera servicehändelsen. Inspelningarna kan även användas för att utveckla kvaliteten i tjänsten.

Reseanmälan

Via tjänsten reseanmälan.fiLänk till en annan webbplats.(Öppnar nytt fönster) kan du ge oss information om din utlandsresa. Via reseanmälningstjänsten kan utrikesministeriet få kontakt med dig om en kris eller nödsituation inträffar på ditt resmål. Om du vill kan du via tjänsten även anmäla om permanent flytt utomlands och du kan härvid ge oss tillstånd att informera dig om sådant som gäller ditt bosättningsland. Våra meddelanden kan bland annat innehålla aktuell information om situationen i landet och om beskickningens tjänster eller inbjudningar till tillställningar och evenemang som beskickningen ordnar.

Läs mer under När du beställer material och nyhetsbrev och När du anmäler dig till evenemang.

På utrikesministeriets webbplats kan du läsa våra meddelanden om förhållanden som är viktiga när du reser till, vistas i eller lämnar ett visst land. Du kan också beställa resemeddelandena som sms (då sparar vi ditt telefonnummer för att skicka meddelanden så länge beställningen är i kraft).

Uppgifter som vi samlar in om dig i samband med våra tjänster

När du använder våra konsulära tjänster sparar vi som uppgifter ditt namn, din personbeteckning, ditt medborgarskap, ditt kön, din ålder och dina kontaktuppgifter (din adress, ditt telefonnummer och din e-postadress). Utöver dessa uppgifter sparar vi vid behov också andra uppgifter som behövs för att tillhandahålla våra konsulära tjänster, till exempel om din ekonomiska situation, ditt hälsotillstånd och eventuellt andra omständigheter. I krissituationer kan vi även samla in uppgifter om dig från andra källor, till exempel genom att fråga dina anhöriga, resebyråer samt lokala myndigheter och sjukhus.  

Enligt Arkivverkets beslut som getts med stöd av arkivlagen ska uppgifterna i ärendehanteringssystemet för konsulära ärenden förvaras varaktigt. Inspelningar från de konsulära tjänsternas telefonjour förvaras i sex månader. 

På webbplatsen reseanmälan.fiLänk till en annan webbplats.(Öppnar nytt fönster) kan du med tanke på eventuella krissituationer också ge oss följande uppgifter, utöver informationen om din resa: ditt namn, födelsedatum, medborgarskap, telefonnummer och din e-postadress. Om du flyttar permanent kan du också ge oss uppgifter om din arbetsgivare och andra uppgifter som du vill. De personuppgifter som du ger anonymiseras två månader efter att resan har avslutats. Alla rese- och personuppgifter som gäller dig försvinner i samband med anonymiseringen, om du inte har registrerat dina uppgifter för senare användning. I så fall bevaras dina person- och reseuppgifter i systemet tills du väljer att radera dem.

Vad vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på

När du använder konsulära tjänster behandlar vi dina personuppgifter för att kunna sköta våra lagstadgade uppgifter. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (EU 2016/679). Vissa speciella uppgifter som vi behöver för att kunna tillhandahålla tjänster, till exempel dina hälsouppgifter, får vi behandla med stöd av artikel 9.2 c i dataskyddsförordningen om du är fysiskt eller juridiskt förhindrad att ge ditt samtycke till att uppgifterna behandlas.   

I krissituationer behöver vi ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. Om du är fysiskt eller juridiskt förhindrad att ge ditt samtycke till behandlingen, kan vi behandla dina uppgifter för att skydda dina grundläggande intressen. Behandlingen grundar sig då på artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen och ibland också på 6.1 d.

I ärenden som gäller kommunikation behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna sköta våra uppgifter av allmänt intresse (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen).

Bestämmelserna om utrikesministeriets och Finlands beskickningars uppgifter finns bland annat i

  1. lagen om konsulära tjänster
  2. lagen om utrikesförvaltningen
  3. statsrådets förordning om utrikesministeriet
  4. annan speciallagstiftning, såsom passlagen och lagen om faderskap

 

Överföring av personuppgifter

Vi lämnar i regel inte ut dina personuppgifter.  Uppgifterna om en enskild mottagare av konsulära tjänster är i regel sekretessbelagda och vi lämnar endast ut dem under de förutsättningar som föreskrivits i lag.

När det gäller konsulära tjänster behöver vi i regel ditt samtycke för att lämna ut dina personuppgifter. Om dina personuppgifter är nödvändiga för skötseln av uppgifter som föreskrivs i lagen om konsulära tjänster kan vi dock utan ditt samtycke lämna ut uppgifterna till myndigheter i Finland eller i en främmande stat (till exempel till social - och hälsovårdsmyndigheter, räddningsmyndigheter och polisen samt utrikesministeriet och ambassaden i ett annat EU-land) när detta är nödvändigt med avseende på ditt liv, din hälsa eller ditt fysiska eller psykiska välbefinnande. Dina uppgifter kan också lämnas ut när en annan myndighet, till exempel Folkpensionsanstalten, en social - och hälsovårdsmyndighet eller polisen, lämnar en sådan begäran om uppgifter som grundar sig på lag.

Vi lämnar inte ut dina uppgifter för direktmarknadsföring, marknadsundersökningar eller opinionsmätningar.

Dina dataskyddsrättigheter

Du vet väl att dataskyddsförordningen innehåller bestämmelser om dina rättigheter som påverkar vår behandling av personuppgifter? Läs mer om dina dataskyddsrättigheter här.

Mer information

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter inom utrikesförvaltningen, kan du kontakta vårt dataskyddsombud på adressen tietosuoja(at)formin.fi.