Behandling av personuppgifter när du söker jobb inom utrikesförvaltningen

Vi utlyser lediga befattningar vid utrikesministeriet huvudsakligen i tjänsten Valtiolle.fi, där du också kan lämna in din ansökan. I Valtiolle.fi samlar vi in uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen och som du själv anger i din ansökan. Du kan också lämna in din ansökan i pappersform till vårt registratorskontor på det sätt som anges i platsannonsen.

Beskickningarna meddelar om lediga befattningar till vilka de anställer personer lokalt på sina egna webbplatser och i sina sociala medier. Under rekryteringsprocessen tas din ansökan emot endast av den beskickning som du har riktat din ansökan till.

Via utrikesministeriet har du också möjlighet att anmäla ditt intresse för OSSE:s och EU:s valobservatörsuppdrag. I dessa fall samlar vi in dina personuppgifter för att informera om valobservatörsuppdrag, sammanställa årsstatistik och rekrytera valobservatörer. Mer information om valobservatörsuppdragen finns här.

Vilka uppgifter samlar vi in om dig i samband med rekrytering?

  1. Dina identifieringsuppgifter: namn, adress, telefonnummer, kön, annan eventuell identifieringsuppgift.
  2. Övriga uppgifter om dig: uppgifter om utbildning, arbetserfarenhet och språkkunskaper och andra uppgifter som är väsentliga vid rekrytering, till exempel uppgifter om din övriga kompetens och körrätt.
  3. Kontaktuppgifter till eventuella referenser.
  4. När du söker till valobservatörsuppdrag samlar vi dessutom in uppgifter om bland annat vilka uppdrag du har sökt tidigare, till vilka uppdrag du har valts, om uppdragen varit korta eller långa insatser samt eventuell information om avläggande av ODIHR:s webbkurs i valobservation.

Ansökningar som lämnats in via tjänsten Valtiolle.fi raderas ur tjänsten tolv månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Lagringstiderna för uppgifter som behövs för rekryteringsprocesser inom utrikesförvaltningen bestäms med stöd av arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift AL 16465/07.01.01.03.02/2016 och ministeriets arkivbildningsplan. 

När du söker till valobservatörsuppdrag uppdaterar vi din e-postadress utifrån ditt eget meddelande. Dina uppgifter används till långsiktig rekrytering (lagringstid 5 år) och för statistik (lagringstid 10 år).

Vad vår behandling baserar sig på

Vi behandlar dina personuppgifter för att utföra våra lagstadgade skyldigheter i utrikesförvaltningen (lediga befattningar) och för skötseln av uppgifter av allmänt intresse (valobservatörsuppdrag).

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c och e i dataskyddsförordningen (EU 2016/679).

Utrikesministeriets och Finlands beskickningars uppgifter fastställs bland annat i  

  1.  lagen om utrikesförvaltningen
  2.  statsrådets förordning om utrikesministeriet
  3.  statstjänstemannalagen och statstjänstemannaförordningen
  4.  lagen om integritetsskydd i arbetslivet
  5.  säkerhetsutredningslagen.

Överföring av dina personuppgifter

Vi lämnar i regel inte ut dina personuppgifter. Vi kan överlåta dina uppgifter till en utomstående organisation i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Uppgifter som angetts i ansökningar till befattningar vid utrikesministeriet lämnas inte ut utanför EU eller EES-området.

Ibland anlitar vi utomstående rekryteringskonsulter vid urvalsprocesserna. I dessa fall kommer vi överens om att personuppgifter behandlas i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen.

När det gäller rekrytering till de befattningar vid beskickningarna till vilka det anställs personer lokalt kan vi också anlita bland annat lokala advokatbyråer eller rekryteringstjänster. Detta innebär att vi vid behov överlåter uppgifter som angetts i ansökningarna till dessa lokala aktörer.

Vi lämnar inte ut dina uppgifter för direktmarknadsföring, marknadsundersökningar eller opinionsmätningar.

Dina dataskyddsrättigheter

Du vet väl att dataskyddsförordningen ger dig rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter? Läs mer om dina dataskyddsrättigheter här.

Mer information

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter inom utrikesförvaltningen, kan du kontakta vårt dataskyddsombud på adressen tietosuoja(at)formin.fi.