Henkilötietojen käsittely: Sidosryhmätoiminta

Tehtäviimme kuuluu mm. edustaa Suomen valtiota ja valvoa Suomen poliittisia, kaupallistaloudellisia ja sivistyksellisiä etuja sekä edistää Suomen tuntemusta ulkomailla.

Tehtävässämme onnistuminen vaatii laajaa sidosryhmätoimintaa, jonka yhteydessä voimme käsitellä mm. Suomen ja muiden maiden julkishallinnon ja yksityisen sektorin toimijoiden, toimittajien sekä eri alojen vaikuttajien (kulttuurialan toimijat, tutkijat, kansalaisjärjestökentän edustajat, sisäänostajat, bloggarit jne.) henkilötietoja.

Pääsääntöisesti saamme sidosryhmätoiminnassamme tarvittavat tiedot henkilöiltä itseltään (mm. käyntikortit), mutta voimme kerätä tietoja myös julkisista kanavista ja yhteistyökumppaneiltamme.

Mitä tietoja keräämme sinusta sidosryhmätoimintamme yhteydessä

Sidosryhmätoimintamme yhteydessä voimme tallentaa sinusta toiminnan ja yhteistyön kannalta olennaisia henkilötietoja. Näitä tietoja voivat olla mm. nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, asuinmaasi, edustamasi organisaatio sekä virkanimikkeesi tai tittelisi. 

Sidosryhmätoimintamme yhteydessä tallennettuja henkilötietoja säilytetään sen aikaa, kun tehtäviemme hoitaminen sitä edellyttää. Noudatamme henkilötietojen säilytysajoissa valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelmaa.

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten tehtäviemme perusteella tai yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtiin.

Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaan edustustojen tehtävistä säädetään mm.:

  1. Ulkoasiainhallintolaissa sekä ulkoministeriön ja edustustojen työjärjestyksissä
  2. Valtioneuvoston asetuksessa ulkoministeriöstä
  3. Valtioneuvoston asetuksessa ulkoasiainhallinnosta
  4. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Henkilötietojen siirto

Toisinaan joudumme ulkoistamaan sidosryhmätoimintaan liittyvien tiedotteiden ja tapahtumakutsujen jakelun ulkopuolisille palveluntoimittajille palvelun laadun parantamiseksi. Palveluntoimittaja voi toimia myös EU-alueen ulkopuolella, mikäli tietosuoja-asetuksen vaatimukset tietojen siirtämiseen toteutuvat.

Palveluntarjoajien kanssa teemme tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen sopimuksen, tai muutoin noudatamme tietosuoja-asetuksen V-luvun vaatimuksia. Lisätietoja sidosryhmätoimintaan liittyvistä palveluntarjoajista saat tietosuojavastaavaltamme osoitteesta tietosuoja(at)formin.fi.

Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Lisätietoa

Tiesithän, että sinulla on myös tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyymme liittyen. Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi.

Kysymyksiä?

Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä ulkoasiainhallinnossa, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa tietosuoja@formin.fi.