Stöd till statliga institutioner

Med instrumentet för samarbete mellan institutioner (IKI) stöds statliga institutioners och myndigheters deltagande i utvecklingssamarbete. Projektens mål är att stärka kompetensen hos statliga aktörer i utvecklingsländerna, till exempel ministerier och institutioner.

Principer för stödet

Ett IKI-projekt ska bottna i ett utvecklingslands behov och startas på initiativ av en aktör i utvecklingslandet. Målet ska vara att stärka kapaciteten.

De underställda och kompletterande målen kan till exempel vara att förbättra partnerorganisationens tjänster och produktutveckling, utveckla organisationen och dess arbetssätt, öka personalens kunnande eller understödja dess internationalisering och nätverkande.

Aktören i utvecklingslandet kan vara en aktör inom den offentliga sektorn. För Finlands del kan aktörerna vara statliga myndigheter och institutioner som tillsammans med utrikesministeriet utgör en juridisk person.

Projektet kan räcka från ett till fyra år.

Uppgörande av projektförslag

Aktören i utvecklingslandet lämnar tillsammans med den finländska aktören in ett preliminärt projektförslag (Concept note) till utrikesministeriet. Projektförslaget ska vara 3–10 sidor samt bilagor.

Sänd projektförslaget (ansökan) till utrikesministeriet

Postadress: Utrikesministeriet, PB 176, 00023 Statsrådet, Finland

Besöksadress: Statsrådets kontaktpunkt, Riddargatan 2 B, 00170 Helsingfors, kundservice kl. 8.00–16.15.

Märk kuvertet med IKI-ansökan och den landsansvariga ministerieenhetens beteckning.

Projektförslaget kan också sändas elektroniskt till en tjänsteman vid den regionala avdelning som ansvarar för landet. Ansökningar som sänds till en ambassad vidarebefordras till den regionala avdelningen vid utrikesministeriet.

Utvärdering av projektförslag

Utifrån en utvärdering fattar utrikesministeriet beslut om vilka projektförslag som går vidare till den egentliga projektplaneringen.

Allmänna minimikriterier vid bedömningen av projektförslagen:

  1. Projektförslaget är baserat på ett välgrundat behov.
  2. Projektförslaget är i första hand inriktat på att förstärka kapaciteten.
  3. Projektförslaget kan utnyttja en statlig myndighets eller institutions specialkompetens.
  4. Projektförslaget är till sin storlek (finansieringen) lämplig för ett IKI-projekt.

Projekt som uppfyller minimikriterierna rangordnas enligt följande kriterier:

  1. Ansökan visar på partnerorganisationens aktivitet i utarbetandet av projektförslaget.
  2. I ansökan har partnerorganisationens behov och projektets nytta formulerats på ett konkret sätt.
  3. Projektet stöder Finlands landstrategi för landet eller främjar på något annat sätt Finlands utvecklingspolitik för landet, inklusive Team Finland-arbetet, den privata sektorns samarbete eller stödet till civilsamhället.
  4. Ministeriets enhet har reserverat tillräckliga medel för att genomföra projektet.

Godkännande av projektförslag

Utrikesministeriet ger ett skriftligt beslut för varje projektförslag. Eftersom det är fråga om statsförvaltningens interna verksamhet, är det inte möjligt att överklaga beslutet. Godkända projektförslag tas med i den egentliga projektplaneringen.

Projektplanering

Efter att utrikesministeriet fattat beslut om projektförslaget kan projektplaneringen börja.

Utgående från projektplanen gör den finska aktören och aktören i utvecklingslandet upp en egentlig projektplan eller ett projektdokument (Project document).

Projektplanen kan lämnas till utrikesministeriet när som helst, behandlingen är inte bunden till vissa datum.

Ministeriet stöder projektplaneringen så att det för planeringen av varje projekt reserverats ett anslag om 50 000 euro. Planeringen stöds också genom en rådgivande konsult.

Finansieringsbeslut

Utrikesministeriet utvärderar projektdokumentet,  ministeriets kvalitetsgrupp ger en rekommendation och därefter fattas finansieringsbeslutet. Finansieringsbeslutet fattas på grundval av utrikesministeriets kriterier för projektadministration, som gäller projektets relevans, resultat, produktivitet och hållbarhet.

Om projektet får ett positivt finansieringsbeslut utfärdar utrikesministeriet ett IKI-uppdrag till den finländska aktören. När uppdragsavtalet (Assignment) och samarbetsprotokollet (Memorandum of understanding) undertecknats har den finländska aktören ansvaret för att genomföra projektet.

Konsulttjänst

Utrikesministeriet har anställt ett konsultföretag som stöder beredningen och övervakningen av projekten.

En konsult stöder den finska aktören när projektet planeras och startas, när projektet godkänts för fortsatt planering av utrikesministeriets regionala enhet.

När projektet genomförs övervakar konsulten att den finska aktörens rapportering följer lagen, de administrativa direktiven och kontraktet.

Konsulten stöder med andra ord den finska aktören för att projektets resultat ska bli så bra som möjligt. Det är ändå avtalsparterna som bär ansvaret för projektet.

Handbok som underlättar projektadministrationen

Handboken Institutional Cooperation Instrument Manual är avsedd att skapa en gemensam administrativ praxis på projektnivå. Handboken och dess bilagor innehåller modeller för handlingar som krävs samt rekommendationer för att underlätta administrationen och övervakningen av anslagen för utvecklingssamarbete mellan institutioner.

På vår webbplats