Behandling av personuppgifter när du besöker ett serviceställe

När du besöker utrikesministeriet eller en finsk beskickning (ambassad eller konsulat) för att uträtta ett ärende är det vår uppgift att säkerställa både ditt och våra anställdas rättsskydd och säkerhet. Av den orsaken samlar vi in personuppgifter om dig när du uträttar ärenden vid våra verksamhetsställen. Personuppgifterna samlas in med tanke på mottagningen av gäster, beredskap för räddningsverksamhet, passerkontroll och kameraövervakning.

Om du har bokat ett möte på förhand skickas ditt namn, och om du företräder en organisation även uppgifter om den, till det företag som sköter vårt vaktmästeri. När du besöker en finsk beskickning utomlands sparar vaktmästeriet dina uppgifter i en månad efter ditt besök. 

När du besöker utrikesministeriet för vi in dina uppgifter e-tjänsten Senaattila, där vaktmästeriet kan se besökarnas uppgifter. Vaktmästeriet styr dig vidare till det utrymme som reserverats för mötet eller visar var du kan vänta på din kontaktperson. Vaktmästeriet för inte in dina uppgifter i andra system och dina uppgifter sparas inte efter besöksdagen.

Undantag gällande förvaringstiden görs till exempel för evenemang som ska registreras som regeringens material med en minister som värd eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ministeriet. Då kan dina uppgifter bevaras tio år eller permanent i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan. Utöver detta, om ditt besök omfattar någon traktering, till exempel kaffe, kan ditt namn och din organisations namn också föras in i vår bokföring. Bevaringstiden för bokföringens verifikat är i normala fall sex år från utgången av besöksåret.

Vid utrikesministeriet ingår vaktmästartjänsterna i Senatfastigheters uthyrning av lokalerna. Våra vaktmästartjänster tillhandahålls av Senatfastigheters avtalspartner Avarn Oy. Vid Finlands beskickningar utomlands sköts vaktmästartjänsterna av lokala avtalspartner. 

Vilka uppgifter samlar vi in om dig i samband med ditt besök?

I samband med ditt besök tar vi upp ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och namnet på den organisation du eventuellt representerar. Även din tjänstebeteckning eller titel kan sparas. Om ditt besök gäller till exempel konsulära tjänster, ansökan om visum till Finland eller någon av våra andra tjänster, sparar vi förutom dessa uppgifter även andra uppgifter som hör till tjänsten (mer information om tjänsterna finns under Vid resor och konsulära tjänster och När du söker om visum till Finland). 

Vi samlar in bildmaterial av personer och fordon på platser där vi har kameraövervakning. Utöver bilden sparas även andra uppgifter från övervakningskameran, till exempel datum och klockslag. Vi sparar inspelningarna i en månad.

Kameraövervakningen utsträcker sig inte till platser eller syften som förbjuds i 16 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). 

Vad vår behandling baserar sig på

Vi behandlar dina personuppgifter för att utföra våra lagstadgade skyldigheter i utrikesförvaltningen och för skötseln av uppgifter av allmänt intresse. Vår hantering av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c och e i dataskyddsdirektivet (EU 2016/679).

Utrikesministeriets och Finlands beskickningars uppgifter fastställs bland annat i 

  • lagen om utrikesförvaltningen
  • statsrådets förordning om utrikesministeriet
  • lagen om internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet
  • arbetarskyddslagen

Överföring av personuppgifter

Vi lämnar i regel inte ut dina personuppgifter. Vi kan överlåta dina uppgifter till en utomstående organisation i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. 

Vi kan lämna ut uppgifter till polisen eller andra behöriga myndigheter i vissa fall som särskilt anges i lag, till exempel för att reda ut brott. Utlämnandet grundar sig alltid på en specificerad begäran från myndigheten och beslutet om utlämnandet fattas vid utrikesministeriets säkerhetsenhet.

Vi lämnar inte ut personuppgifter du uppgett inom EU eller EES-området till länder utanför området. Vi lämnar inte heller ut dina uppgifter för direktmarknadsföring, marknads- eller opinionsundersökningar.

Dina dataskyddsrättigheter

Du vet väl att dataskyddsförordningen ger dig rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter? Läs mer om dina dataskyddsrättigheter här.

Mer information

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter inom utrikesförvaltningen, kan du kontakta vårt dataskyddsombud på adressen tietosuoja(at)formin.fi.