Beskrivning av handlingars offentlighet vid utrikesministeriet

Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att i enlighet med offentlighetsprincipen tillgodose allmänhetens behov av information och främja öppenheten i förvaltningen. Utrikesministeriets beskrivning av handlingars offentlighet underlättar och styr allmänhetens begäranden om information ur utrikesministeriets och utrikesrepresentationens informationsmaterial. I enlighet med 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) tar beskrivningen upp ministeriets informationssystem, de datamaterial och de ärenderegister som ingår i dem. I beskrivningen ingår kontaktuppgifterna till den enhet som begäran om information kan riktas till och anvisningar om hur man begär handlingar och information ur ministeriets datamaterial.

Ministeriet och beskickningarna använder samma informationssystem. Beskrivningen av handlingars offentlighet omfattar också begäranden om information riktade till beskickningarna.

Att begära information

Begäranden om information och handlingar behandlas vid utrikesministeriet i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, offentlighetslagen).

Att begära information En begäran om information får formuleras fritt, men man bör uttrycka så noggrant som möjligt vilka handlingar eller vilken information som avses. Vid behov kan ministeriet hjälpa att specificera vilken handling som önskas, till exempel genom att kontrollera diarier. Begäran om information ska skickas per e-post till utrikesministeriets registratorskontor (kirjaamo.um@formin.fi). Registratorskontoret kvitterar att begäran har mottagits, registrerar den i informationssystemet och förmedlar den till utrikesministeriets informationsförvaltning och den enhet vid ministeriet som sköter ärendet.

Utrikesministeriets registratorskontor har postadressen Statsrådets kansli, PB 23, 00023 Statsrådet och besöksadressen Riddaregatan 2 B, Helsingfors. Telefonnumret till utrikesministeriets växel är 029 516 001.

Ministeriets svar. Ministeriets informationsförvaltning eller den enhet som sköter ärendet svarar på begäran om information så snart som möjligt, i fråga om offentliga handlingar senast inom två veckor. Om begäran gäller flera handlingar eller om den innehåller sekretessbelagda handlingar, har ministeriet en månad på sig att svara. Svaret ges i önskad form i enlighet med 16 § i offentlighetslagen. I allmänhet besvaras frågorna per e-post.

Om e-postsvaret inte är tillfredsställande, har den som framställt begäran rätt att få ett beslut av ministeriet, som sedan kan överklagas hos Helsingfors förvaltningsdomstol. Enligt ministeriets arbetsordning beslutar ministeriets informationsförvaltningsdirektör om offentlighet och sekretess i fråga om utrikesförvaltningens handlingar och information.

Utrikesministeriet kan enligt 34 § i offentlighetslagen ta ut en avgift för att behandla en begäran om information. Den som begär information informeras på förhand om hanteringen kostar.

Informationsförvaltningens kontaktuppgifter: HAL-40@formin.fi, postadress: Utrikesministeriet, Informationsförvaltning, PB 176, 00023 Statsrådet.

Ministeriets uppgifter

Enligt 13 § i reglementet för statsrådet (19.12.2017/964) hör följande helheter till utrikesministeriets ansvarsområde: 1) utrikes- och säkerhetspolitiken, utrikespolitiskt viktiga internationella frågor och internationella relationer i allmänhet; 2) bistånd vid samordningen av fördrag och andra internationella förpliktelser; 3) handelspolitik och handelsekonomiska relationer; 4) utvecklingspolitik och utvecklingssamarbete; 5) bevakning av finländarnas intressen och rättigheter, konsulära tjänster och andra myndighetstjänster utomlands; 6) internationella rättskipnings- och undersökningsorgan; 7) företräda Finland i Europeiska unionens domstol och vid övervakningsförfaranden som gäller Finland som EU-medlem; 8) Finlands representation utomlands; 9) främmande staters och internationella organisationers representation i Finland.

Det finns mer information om utrikesministeriets verksamhet och organisation på ministeriets webbplats, i statsrådets förordning om utrikesministeriet och i utrikesministeriets arbetsordning.

Informationssystem och det material som behandlas i dem

Den som begär information behöver inte veta i vilket informationssystem informationen ingår. Denna information är inte öppet tillgänglig i något tekniskt gränssnitt. I informationssystemen lagras också material som inte omfattas av offentlighetslagen, till exempel utkast till handlingar, anteckningar och e-post.

Huvudsakliga system

Myndighetshandlingar som hanteras vid ministeriet och beskickningarna utarbetas och arkiveras huvudsakligen i tre system: AHA, Aski/Arkki och Eutori.

Man kan göra sökningar i systemen på till exempel rubriker, datum, författare, ansvariga enheter och beskickningar, ämnesord eller fri textsökning. Dokumentregistren innehåller förutom offentlig information även sekretessbelagd information, vilket innebär att de inte är fritt tillgängliga. Man får tillgång till informationen genom att skicka en begäran om information till ministeriets registratorskontor.

AHA är ett ärendehanteringssystem som omfattar flera olika program för olika uppgiftsområden, bland annat konsulära ärenden, utvecklingssamarbete, protokolltjänsternas ärenden, ärenden som rör exportkontroll och handelshinder. AHA är ett register och ett elektroniskt arkiv över de handlingar som skapas och sparas där.

Aski är ministeriets och beskickningarnas allmänna system för upprättande av handlingar. Nästan allt som inte utarbetas i AHA utarbetas i Aski, till exempel beskickningarnas rapporter. Arkki-systemet fungerar som register och elektroniskt arkiv för Aski-systemet.

I Eutori skapas dokument som hänför sig till ministeriets och EU-representationens verksamhet gällande EU. Systemet innehåller också EU-institutionernas handlingar. Eutori är såväl register som elektroniskt arkiv.

Annat informationsmaterial

För skötseln av administrativa ärenden vid utrikesministeriet används den offentliga förvaltningens gemensamma informationssystem, till exempel Kieku-systemet för personaladministration, Handi-systemet för ekonomiförvaltning och resesystemet M2.

Ministeriet har operativa system för skötseln av vissa uppgifter, till exempel viseringssystemet.

Det finns egna informationssystem för hantering av handlingar i högre säkerhetsklasser (SK II-III).

Utrikesministeriet har ett omfattande pappersarkiv ända sedan utrikesministeriet grundades 1918.

Utrikesministeriet är sekretariat för utrikes- och säkerhetspolitiska utskottet och samordnar begäranden om information som gäller dem. 

Ytterligare information om handlingars offentlighet: utrikesministeriets informationsförvaltning, HAL-40@formin.fi.