Beskrivning av handlingars offentlighet vid utrikesministeriet

Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att tillgodose allmänhetens behov av information och främja öppenheten i förvaltningen. Beskrivningen av handlingars offentlighet ger personer som begär information anvisningar om hur man begär handlingar och information ur utrikesministeriets och beskickningarnas (tillsammans utrikesförvaltningen) dokumentregister och informationsmaterial. Ministeriet och beskickningarna utomlands använder samma informationssystem. Beskrivningen av handlingars offentlighet gäller också de begäranden om information som riktas till beskickningarna.

Rätt till information

Var och en har rätt att ta del av offentliga handlingar. Denna offentlighetsprincip är en grundläggande rättighet som också utrikesministeriet tillgodoser. Handlingar som myndigheten innehar är offentliga, om inte deras offentlighet särskilt har begränsats genom lagen. Inom utrikesförvaltningen är de vanligaste orsakerna till handlingssekretessen att skydda Finlands internationella relationer och samarbetsförutsättningar, Finlands säkerhet, olika skyddsarrangemang, företagshemligheter och personers privatliv.

Begäran om information

Begäranden om information behandlas vid utrikesministeriet i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, offentlighetslagen).

Du kan göra en begäran om information som fritt formulerat e-postmeddelande till utrikesministeriets registratorskontor, kirjaamo.um@gov.fi. Registratorskontoret kvitterar att det tagit emot begäran och registrerar den i ärendehanteringssystemet VAHVA. I begäran om information ska du så noggrant som möjligt beskriva vilka handlingar eller vilken information du önskar ta del av. Detta underlättar och påskyndar behandlingen av begäran. Vid behov hjälper ministeriets informationsförvaltning till exempel med att specificera de önskade handlingarna med hjälp av dokumentregistret.

Du kan också skicka en begäran om information till utrikesministeriets registratorskontor, PB 176, 00023 STATSRÅDET eller adressera den till utrikesministeriet och lämna in på statsrådets kontaktpunkt på  Riddargatan 2B, Helsingfors (öppen kl. 8–16:15).

Om du begär att få ta del av en offentlig handling behöver du inte uppge din identitet eller motivera din begäran.

Om utrikesministeriet tar emot en begäran om information som inte hör till utrikesministeriets verksamhetsområde, förmedlar ministeriet begäran till den rätta myndigheten. På samma sätt kan begäran om information om handlingar som har upprättats av en annan myndighet överföras till den myndighet som har upprättat handlingarna. Den som begär om information ska alltid få ett meddelande om överföringen. 

Ministeriets svar på begäran om information

Inom utrikesförvaltningen samordnar ministeriets informationsförvaltning svar på begäranden om information. Utrikesministeriets registratorskontor förmedlar begäran om information till informationsförvaltningen som bereder ett svar på begäran tillsammans med den enhet eller beskickning vid ministeriet som sköter det aktuella ärendet.

Ministeriet svarar på begäran om information så snabbt som möjligt, senast inom två veckor när det gäller offentliga handlingar. Om begäran gäller flera handlingar eller de innehåller sekretessbelagda delar, har ministeriet en månad på sig att svara. Svaret ges i önskad form i enlighet med 16 § i offentlighetslagen. Oftast ges svaret per e-post.

Om e-postsvaret inte är tillfredsställande, har den som framställt begäran om information rätt att få ett beslut av ministeriet som kan överklagas hos Helsingfors förvaltningsdomstol. Enligt ministeriets arbetsordning fattar ministeriets informationsförvaltningsdirektör beslut om offentlighet och sekretess i fråga om utrikesförvaltningens handlingar och information.

Behandlingen av begäranden om information är i huvudsak avgiftsfri, men i vissa fall kan en avgift tas ut i enlighet med 34 § i offentlighetslagen. Den som begär om information informeras på förhand om behandlingen av begäran är avgiftsbelagd.

Utrikesförvaltningens uppgifter

Utrikesministeriet: Enligt 13 § i reglementet för statsrådet (19.12.2017/964) hör följande helheter till utrikesministeriets ansvarsområde: 1) utrikes- och säkerhetspolitiken, utrikespolitiskt betydelsefulla internationella ärenden samt de internationella relationerna i allmänhet 2) biträdande vid samordningen av fördrag och andra internationella förpliktelser 3) handelspolitiken och de handelsekonomiska relationerna 4) biståndspolitik och utvecklingssamarbetet 5) tillvaratagande av finländska intressen och rättigheter samt konsulära tjänster och motsvarande myndighetstjänster utomlands 6) internationella rättskipnings- och undersökningsorgan 7) företrädande av Finland i Europeiska unionens domstol och i övervakningsförfarandet gällande Finland i dess egenskap av medlem i Europeiska unionen 8) Finlands utrikesrepresentation 9) främmande staters och internationella organisationers representation i Finland.

Beskickninga: I 12 § i lagen om utrikesförvaltningen (204/2000) finns bestämmelser om beskickningarnas uppgifter. En av de viktigaste uppgifterna är att producera information om beskickningarnas stationeringsländer. De senaste offentliga rapporterna finns att få på um.fi/edustustojen-raportit.

Mer information om utrikesministeriets verksamhet och organisation samt beskickningarna utomlands finns på ministeriets webbplats um.fi. De senaste nyheterna, pressmeddelandena, utlåtandena och talen finns under rubriken Aktuellt.

Mer information hittar du också på statsrådets gemensamma webbplats:

Dokumentregister

De myndighetshandlingar som ministeriet och beskickningarna utarbetar när de sköter sina uppgifter registreras och arkiveras i regel i två huvudsakliga system, det vill säga VAHVA och AHA. På samma sätt registreras och arkiveras inlämnade handlingar, till exempel begäranden om information, i dessa två system. Den som begär om information behöver inte kunna rikta sin begäran till rätt dokumentregister, informationssystem eller informationsmaterial.

VAHVA är statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem som innehåller uppgifter om bland annat beskickningarnas rapportering, EU-verksamhet, anställningsärenden, upphandlingar och övriga förvaltningsärenden, kommunikation och interna verksamhet. AHA är utrikesministeriets ärendehanteringssystem, det vill säga ett dokumentregister med information om bland annat konsulära ärenden, projektförvaltning inom utvecklingssamarbete, protokolltjänsternas ärenden, exportkontroll och handelshinder.

Sökningar i registren kan ske till exempel med dokumentrubriker, datum, dokumentnummer, författarnas namn, ansvariga enheter och beskickningar, nyckelord, uppgiftsklassificering eller i fritext.   VAHVA och AHA-registren innehåller inte bara offentlig information utan även sekretessbelagd information, vilket innebär att de inte är fritt tillgängliga. I dokumentregistren har också lagrats material som inte omfattas av offentlighetslagen, såsom handlingsutkast och anteckningar. Informationen i registren är inte öppet tillgänglig genom ett tekniskt gränssnitt, utan för att få tillgång till informationen måste man skicka en begäran om information till ministeriets registratorskontor.

Annat informationsmaterial

För förvaltningsärenden använder utrikesministeriet informationssystem som förvaltas av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. Till dessa system hör till exempel Kieku-systemet för personalförvaltning, Handi-systemet för ekonomiförvaltning och resesystemet M2.

Ministeriet använder också operativa system för att sköta sina uppgifter, till exempel viseringssystemet.

Det finns egna informationssystem för hantering av handlingar i högre säkerhetsklasser (SK II-III). Om offentligheten av de handlingar som behandlas i dessa system fattas beslut i enlighet med offentlighetslagen. Sekretessen för handlingar också i de högre säkerhetsklasserna gäller i regel i 25 år, oberoende av nivån av säkerhetsklass.  

Utrikesministeriet har ett stort pappersarkiv som består av material från över hundra års tid, det vill säga ända sedan utrikesministeriet grundades 1918.

Utrikesministeriet är sekretariat för utrikes- och säkerhetspolitiska ministerutskottet och svarar på de begäranden om information som gäller utskottets material.