Yhteisrekisterinpitäjyys

Tietosuojalainsäädännön mukaan, kun kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ovat he yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä ja läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen tietosuojavelvoitteiden noudattamiseksi.

Ulkoministeriö toimii yhteisrekisterinpitäjänä alla olevien järjestelmien tai toimijoiden kanssa:

  1. Valtioneuvoston yhteiset tietojärjestelmät
  2. KasvuCRM asiakkuudenhallintajärjestelmä

Valtioneuvoston yhteiset tietojärjestelmät

Ulkoministeriö toimii yhteisrekisterinpitäjänä valtioneuvoston kanslian kanssa käsitellessämme henkilötietoja valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä.

Ulkoasiainhallinnon käyttämiä yhteisiä tietojärjestelmiä ovat:

  • asianhallintajärjestelmät, joihin tallennetaan kansalaiskirjeet, tietopyynnöt ja muut yhteydenotot: VAHVA (käyttöönotto kesällä 2021), Aski (asiakirjan laatimisjärjestelmä), Arkki (sähköinen arkisto), UHKUVA (sähköinen valokuva-arkisto), ulkoasiainhallinnon erillisdiaarit sekä EU-asioiden valmistelu- ja jakelujärjestelmä EUTORI
  • valtioneuvoston intranet Kampus
  • valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu Hankeikkuna
  • valtioneuvoston sähköinen päätöksentekojärjestelmä PTJ
  • valtioneuvoston palveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmä Virkku.

Valtioneuvosto on määritellyt yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet. Ulkoministeriö ja valtioneuvoston kanslia vastaavat siitä, että henkilötietojasi käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Yhteisrekisterinpitäjyydessä tarvitaan lakisääteinen peruste henkilötietojesi luovuttamiselle ulkoministeriön ja valtioneuvoston kanslian välillä.

Ulkoministeriössä vastaamme omasta viranomaistoiminnastamme, kuten tietojesi oikeellisuudesta ja rekisteröidyn oikeuksiesi toteuttamisesta. Valtioneuvoston kanslia puolestaan vastaa seuraavista yhteisten tietojärjestelmien tietosuoja-asioista:

  • teknisille ratkaisuille on tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittelyperuste
  • tekninen turvallisuus ja kyky taata palveluiden luottamuksellisuus on toteutettu
  • sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti
  • järjestelmät noudattavat tietosuojaperiaatteita
  • tarvittavat tietosuojan vaikutustenarvioinnit toteutetaan.

Voit käyttää sinulle kuuluvia tietosuojaoikeuksiasi yhtä lailla suhteessa kumpaankin yhteisrekisterinpitäjään.

KasvuCRM-asiakkuudenhallintajärjestelmä

KasvuCRM-asiakkuudenhallintajärjestelmä on työ- ja elinkeinoministeriön omistama yhteisjärjestelmä, jota käytetään yhteisrekisterinpitäjien nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden asiakassuhde- ja markkinointitoiminnassa yritysten liiketoiminnan edistämiseksi.Työ- ja elinkeinoministeriö vastaa järjestelmän yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallettamista, yhdistämistä, luovuttamista ja muuta käsittelyä varten, sekä järjestelmän käytettävyydestä ja siihen sisältyvien tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Järjestelmässä käsitellään pääsääntöisesti yrityksiin liittyviä julkisia tietoja, jotka saadaan:

  1. Valtakunnallisesta yrityspalvelujen asiakastietovarannosta (ATV)
  2. Rekisteröidyltä itseltään
  3. Rekisteröidyltä kolmannen osapuolen keräämänä tapahtumien yhteydessä
  4. Julkisista tietolähteistä

Järjestelmään tallennettuja tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Pääasiallisesti henkilötietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä, kun tietoja on viimeksi käsitelty palveluiden tuottamista varten. Tietoa ei kuitenkaan poisteta, jos tiedon säilyttäminen on välttämätöntä lakiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian takia.

Yhteisrekisterinpitäjät

Yhteisrekisterinpitäjät toimivat kukin tallentamiensa tietojen osalta rekisterinpitäjinä ja vastaavat tallettamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.

Yhteisrekisterinpitäjiin ja heidän tietosuojavastaaviinsa voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa :

ELY-keskus ja TE-toimistotLinkki toiselle web-sivustolle.(avautuu uuteen ikkunaan)

 tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Ulkoministeriö

tietosuoja@formin.fi

kirjaamo.um@formin.fi

TUKES

tietosuoja@tukes.fi

tietosuoja@tukes.fi

Innovaatiorahoituskeskus Business Finland

tietosuoja@businessfinland.fi

tietosuoja@businessfinland.fi

Business Finland Oy

tietosuoja@businessfinland.fi

tietosuoja@businessfinland.fi

FinnveraLinkki toiselle web-sivustolle.(avautuu uuteen ikkunaan)

tietosuojavastaava@finnvera.fi

Mitä tietoja voimme sinusta asiakkaana tallentaa

Järjestelmään voidaan tallettaa seuraavia tietoja yrityksesi yhteys- ja vastuuhenkilöistä; jokaisesta henkilöstä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja:

  1. Tunnistetiedot: nimi, kotimaa, kotipaikka, lähiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä henkilön titteli ja rooli yrityksessä
  2. Lisätiedot: lempinimi, nimi, osoite ja titteli natiivikielisinä, työskentelymaa, teollisuudenhaara, pääomasijoitusprofiili, asiantuntijaluokitus, työn kuvaus, muu kuvaus
  3. Tiedot henkilön saamasta yritystoiminnan neuvonnasta tai muusta palvelusta sekä tunnistetiedot henkilöstä, jolle palvelua on annettu
  4. Edellä mainittujen tietojen muutostiedot

Lisäksi järjestelmässä voidaan käsitellä muistiinpanoja ja muita asiakassuhteen hyvän hoitamisen edellyttämiä tietoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tiedot menneistä tai tulevista tapahtumaosallistumisista, yhteydenottopyynnöistä, tai tietoja tilaamistasi palveluista sekä niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.

Mihin käsittelymme perustuu

Yhteisrekisterinpitäjinä henkilötietojen käsittelymme perustuu tapauskohtaisesti yhteen seuraavista:

  1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen valmistelemiseksi tai täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena
  2. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  3. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  4. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (vain tapauksissa, joissa sen katsotaan olevan myös rekisteröidyn edun mukaista)

Ulkoministeriö käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtiin.

Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaan edustustojen tehtävistä säädetään muun muassa: 

  1. Ulkoasiainhallintolaissa
  2. Valtioneuvoston asetuksessa ulkoasiainhallinnosta
  3. Laissa yrityspalvelujen asiakastietojärjestelmästä

Henkilötietojen siirto

Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti.

Yrityspalvelujen asiakastietojärjestelmää koskevan lain (293/2017) mukaan henkilötietoja voidaan yhteisrekisterinpitäjien lisäksi luovuttaa maa- ja metsätalousministeriölle sekä Maaseutuvirastolle.

Henkilötietoja ei luovuteta yhteisrekisterinpitäjien ulkopuolelle muissa kuin seuraavissa

Poikkeustilanteissa:

  1. Lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana
  2. Tuomioistuimen määräyksestä
  3. Mikäli se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi tai yhteisrekisterinpitäjien tai kolmansien osapuolten oikeuksien suojaamiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tiesithän, että sinulla on myös tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyymme liittyen. Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi.
Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä ulkoasiainhallinnossa ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja@formin.fi