Henkilötietojen käsittely: Asiointi paikan päällä ulkoministeriössä tai Suomen ulkomaanedustustoissa

Asioidessasi ulkoministeriössä tai Suomen ulkomaanedustustoissa, meidän tehtävämme on varmistaa sekä sinun että työntekijöidemme oikeussuoja ja turvallisuus. Tämän takia keräämme sinusta henkilötietoja asioidessasi toimipaikoissamme. Henkilötietojen käsittely liittyy vieraiden vastaanottopalveluun, pelastustoimintaan varautumiseen, kulunvalvontaan ja kameravalvontaan.

Kun tapaamisesi on sovittu ennalta, toimitamme vastaanottopalveluun nimesi ja tarvittaessa myös puhelinnumerosi sekä organisaatiosi tiedot. 

Ulkoministeriössä asioidessasi viemme tietosi Senaatin asiointipalveluun, josta aulapalvelu näkee vierailijoiden tiedot. Aulapalvelu ohjaa sinut eteenpäin tapaamiselle varattuun tilaan tai odottamaan tapaamisesi yhteyshenkilöä. Aulapalvelu ei tallenna tietojasi muihin järjestelmiin, ja tietojasi säilytetään vain vierailupäivääsi saakka.

Suomen ulkomaanedustustossa asioidessasi voimme säilyttää tietojasi 12 kuukauden ajan vierailusi ajankohdasta. 

Poikkeuksena säilytysajoille on mm. hallitusten aineistoina kirjattavat ministerien isännöimät tilaisuudet, tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet, jolloin tietojasi voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tämän lisäksi, jos vierailuusi kuuluu tarjoiluja, kuten kahvitarjoilu, nimesi ja mahdollinen organisaatiosi nimi voidaan viedä myös osaksi kirjanpitoaineistoamme. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä.

Ulkoministeriössä aulapalvelu on osa Senaatti-kiinteistöjen järjestämää toimitilavuokrausta. Aulapalvelumme toteuttaa Senaatti-kiinteistöjen sopimuskumppani Avarn Oy. Suomen ulkomaanedustustoissa aulapalvelua voivat hoitaa paikalliset sopimuskumppanimme. Osassa Suomen ulkomaanedustustoja aulapalvelu kuuluu toimistorakennuksen omistavan yrityksen vastuulle. Tällaisissa tapauksissa yritys toimii aulapalvelussa käsiteltävien henkilötietojen itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Mitä tietoja keräämme sinusta käyntisi yhteydessä

Asiointisi yhteydessä tallennamme nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja mahdollisen organisaatiosi nimen. Myös virkanimikkeesi tai tittelisi voidaan tallentaa. Jos käyntisi koskee esimerkiksi konsulipalveluita, viisumin hakemista Suomeen tai muita palveluitamme, tallennamme näiden tietojen lisäksi myös muita palveluun kuuluvia tietoja (palveluista voit lukea lisää kohdista Matkustaminen ja konsulipalvelut sekä Viisumin hakeminen Suomeen). 

Kameravalvonnan osalta meille tallentuu kuvaa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat kameroiden valvonta-alueella. Kuvan lisäksi tietoihin tallentuvat muut valvontakameran tiedot, kuten kuvan tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Säilytämme tallenteita yhden kuukauden ajan.

Kameravalvontaa ei ole ulotettu alueille tai tarkoituksiin, jotka on kielletty laissa yksityisyyden suojaksi työelämässä 759/2004 § 16. 

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietojasi ulkoasiainhallintoa koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä yleisen edun mukaisten tehtäviemme hoitamiseksi. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtaan.

Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaanedustustojen tehtävistä säädetään mm.: 

1. Ulkoasiainhallintolaissa
2. Valtioneuvoston asetuksessa ulkoministeriöstä
3. Laissa kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista
4. Työturvallisuuslaissa

Henkilötietojen siirto

Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti. Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Voimme luovuttaa tietosi poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, kuten rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön ja päätös luovutuksesta tehdään ulkoministeriön turvallisuusyksikössä.

Emme luovuta EU- tai ETA-alueella antamiasi henkilötietoja alueen ulkopuolelle. Emme luovuta tietojasi myöskään suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.