Viestintäjohtajan tehtävistä määrätään ulkoministeriön työjärjestyksen 49 § :ssä.

Viestintäosaston apulaisosastopäällikkönä toimii Johanna Kotkajärvi. Hänen tehtäviinsä kuuluu viestintäjohtajan sijaisena toimimisen ohella osaston hallinnolliset ja koulutusasiat, lausuntojen antaminen sekä toimintojen koordinoiminen muiden ministeriön osastojen kanssa.

Osaston viestinnän kehittämisestä sekä hallinnollisista tehtävistä vastaavat virkamiehet toimivat apulaisosastopäällikön alaisina ja muodostavat kehittämistiimin sekä hallintopalvelujen tiimin, joilla on omat tiiminvetäjänsä.

Kehittämistiimin tehtävät ovat:

• UH:n verkkoviestinnän välineiden tekninen kehittäminen ja ylläpito sekä niiden yhteensovittaminen muiden tietojärjestelmien kanssa
• Viestinnän strategisen ja operatiivisen suunnittelun tukeminen
• Viestintää tukevien järjestelmien asiantuntijuus ja koordinointi
• UH:n visuaalisen ilmeen viestinnällinen hallinnointi

Hallintotiimin tehtävät ovat:

• Henkilöstö- ja matkahallintopalvelut osastolle
• Taloushallintopalvelut osastolle ml. hankintojen hallinnointi
• Johdon assistenttipalvelut
• Osastotason tapahtumajärjestelyt
• International Press Center -hallinto