Henkilötietojen käsittely: Tilaisuudet ja tapahtumat

Meidän tehtäviimme kuuluu muun muassa edustaa Suomen valtiota ja valvoa Suomen poliittisia, taloudellisia ja sivistyksellisiä etuja sekä edistää Suomen tuntemusta ulkomailla. Lisäksi meidän tulee valvoa myös suomalaisten etuja ja oikeuksia ulkomailla.
 
Tehtäviimme liittyen järjestämme erilaisia tilaisuuksia ja tapahtumia, joissa on informoinnin lisäksi tarkoitus muun muassa keskustella ja kerätä tietoa ajankohtaisista asioista, mutta myös esimerkiksi juhlia Suomen itsenäisyyttä ulkomailla asuvien suomalaisten kanssa. Tilaisuudet ja tapahtumat voivat olla luonteeltaan erilaisia. Ne voivat olla paitsi kokouksia, konferensseja ja iltatilaisuuksia, myös vapaamuotoisempia ja rennompia tapahtumia.
 
Pääsääntöisesti saamme tilaisuuksien ja tapahtumien kutsujen lähettämiseen tarvittavat tiedot henkilöiltä itseltään, mutta voimme kerätä tietoja myös julkisista kanavista ja yhteistyökumppaneiltamme. 
 
Asuessasi ulkomailla voit antaa meille matkustusilmoitus.fi -palvelun kautta tietosi sekä tiedotusluvan, jotta voimme lähettää sinulle kutsuja tilaisuuksiimme ja tapahtumiimme (lue lisää kohdasta Matkustaminen ja konsulipalvelut). Voit myös halutessasi antaa henkilö- ja yhteystietosi tallennettavaksi esimerkiksi asioidessasi edustustossamme.

Mitä tietoja keräämme sinusta tilaisuuksien ja tapahtumien yhteydessä

Kutsujen lähettämistä varten tallennamme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Toisinaan tarvitsemme tietoja myös organisaatiostasi sekä virkanimikkeesi tai tittelisi. Tilaisuuden ja tapahtuman luonteesta riippuen voimme kysyä sinulta kutsuun vastaamisen yhteydessä myös osoitetietosi sekä tiedot mahdollisesta erityisruokavaliostasi.
 
Säännönmukaisesti toistuvien tapahtumien osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja säilytetään vastaavan tapahtuman järjestämiseen asti. Joidenkin tapahtumien osallistujatietoja voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tällaisia ovat esimerkiksi hallitusten aineistoina kirjattavat ministerien isännöimät tilaisuudet tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet.

Jos tilaisuuteen kuuluu tarjoiluja, kuten tavanomainen kahvi- tai lounastarjoilu, nimesi ja mahdollinen organisaatiosi nimi voidaan viedä myös osaksi kirjanpitoaineistoamme. Poistamme mahdolliset erityisruokavaliotietosi ennen tietojen vientiä kirjanpitoaineistoon. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä. 

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta). 
 
Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaan edustustojen tehtävistä säädetään muun muassa: 
1.    Ulkoasiainhallintolaissa
2.    Valtioneuvoston asetuksessa ulkoministeriöstä

Henkilötietojen siirto

Kutsujen lähettämiseksi voimme tarvittaessa siirtää yhteystietosi myös mahdolliselle tilaisuuden tai tapahtuman kumppanijärjestäjälle, joka voi olla esimerkiksi toisen maan edustusto. Tällaisissa tapauksissa tietojesi jakaminen toteutetaan tietosuoja-asetuksessa säädettyjen suojatoimenpiteiden mukaisesti. Tietojen jakaminen ei ole säännönmukaista, vaan tarve arvioidaan aina tapauskohtaisesti tilaisuuden tai tapahtuman luonne huomioiden.

Toisinaan käytämme kutsujen lähettämiseen ja tapahtuman järjestämiseen apuna kolmannen osapuolen tapahtumanhallintatyökalua, jonka kautta tapahtumaan voi ilmoittautua. Sovimme aina palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 
 
Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Tietosuojaoikeutesi

Tiesithän, että sinulla on myös tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyymme liittyen. Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi täältä.

Lisätietoja

Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä ulkoasiainhallinnossa, niin voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa tietosuoja(at)formin.fi