Henkilötietojen käsittely: Ulkoasiainhallinnon tehtäviin hakeminen

Julkaisemme tiedot ulkoministeriössä avoinna olevista tehtävistä pääasiassa Valtiolle.fi-palvelun kautta, joka toimii samalla kanavana työhakemuksen jättämiselle. Valtiolle.fi-palvelussa keräämme valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka sinä itse annat hakemuksesi jättämisen yhteydessä. Sinulla on myös mahdollisuus jättää hakemuksesi paperimuodossa kirjaamoomme hakuilmoituksessa mainitulla tavalla.

Edustustojen paikallisesti avoinna olevista tehtävistä ilmoitetaan pääasiassa edustustojen omilla verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa. Hakemuksesi vastaanottaa rekrytointivaiheessa ainoastaan se edustusto, johon olet hakemuksesi osoittanut.

Ulkoministeriön kautta sinulla on myös mahdollisuus ilmoittaa halukkuudestasi ETYJ ja EU:n vaalitarkkailutehtäviin. Näissä tapauksissa keräämme henkilötietojasi vaalitarkkailutehtävistä tiedottamiseen, vuosittaisten tilastojen laadintaan sekä vaalitarkkailurekrytointeja varten. Lisätietoa vaalitarkkailutehtävistä saat täältä.

Mitä tietoja keräämme sinusta rekrytoinnin yhteydessä?

  1. Yksilöintitietosi: nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yksilöintitieto
  2. Muita tietoja sinusta: koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito sekä muut työnhakuun liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten esimerkiksi muuhun osaamiseesi ja ajo-oikeuteesi liittyvät tiedot
  3. Mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot
  4. Vaalitarkkailutehtäviin hakiessasi keräämme sinusta lisäksi tietoja mm. tehtävistä, joita olet hakenut, mihin tehtävään sinut on valittu, onko kyseessä ollut lyhytaikainen/pitkäaikainen vaalitarkkailu sekä mahdollinen tieto ODIHR:n vaalitarkkailun verkkokurssin suorittamisesta.

Valtiolle.fi-palvelun kautta tehdyt hakemuksesi poistuvat palvelusta 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Ulkoasiainhallinnossa rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja ministeriön arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Hakiessasi vaalitarkkailutehtäviin, päivitämme sähköpostiosoitetietojasi oman ilmoituksesi perusteella. Tietojasi käytetään apuna pitkän aikavälin rekrytoinneissa (säilytysaika viisi vuotta) ja tilastoinnissa (säilytysaika 10 vuotta).

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietojasi ulkoasiainhallintoa koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (avoinna olevat tehtävät) sekä yleisen edun mukaisten tehtäviemme hoitamiseksi (vaalitarkkailutehtävät).

Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtiin.

Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaan edustustojen tehtävistä säädetään muun muassa:  

  1. Ulkoasiainhallintolaissa
  2. Valtioneuvoston asetuksessa ulkoministeriöstä
  3. Virkamieslaissa ja –asetuksessa
  4. Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä
  5. Turvallisuusselvityslaissa

Henkilötietojesi siirto

Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti. Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Emme luovuta ulkoministeriön tehtäviin jätettyjen hakemusten tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Toisinaan käytämme rekrytoinneissa apuna ulkopuolisia rekrytointikonsultteja. Näissä tapauksissa sovimme henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Edustustoissa paikallisesti avoinna oleviin tehtäviin haettaessa voimme hyödyntää myös mm. paikallisia lakitoimistoja tai rekrytointipalveluita, jolloin siirrämme tarvittaessa hakemusten tietoja näille paikallisille tahoille.

Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Tietosuojaoikeutesi

Tiesithän, että sinulla on myös tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyymme liittyen. Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi täältä.

Lisätietoja

Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä ulkoasiainhallinnossa, niin voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa tietosuoja(at)formin.fi.