Ulkoministeriön asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tehtävänä on palvella kansalaisen tiedonsaannin tarpeita ja tukea hallinnon avoimuutta. Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa tiedonpyytäjille ohjeet tietopyyntöjen tekemiseen ulkoministeriön ja ulkomaanedustustojen (yhdessä ulkoasiainhallinto) asiakirjarekistereistä ja tietoaineistoista. Ministeriö ja ulkomaanedustustot käyttävät samoja tietojärjestelmiä. Asiakirjajulkisuuskuvaus kattaa tietopyyntöjen tekemisen osalta myös edustustot.
Oikeus tietoon
Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Tämä julkisuusperiaate on perusoikeus, jota myös ulkoministeriö toteuttaa. Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lain perusteella erikseen rajoitettu. Ulkoasiainhallinnossa asiakirjojen salassapidolle yleisimpinä syinä ovat Suomen kansainvälisten suhteiden ja kansainvälisten yhteistyöedellytysten turvaaminen, Suomen turvallisuuden, erilaisten turvajärjestelyjen, henkilöiden yksityisyyden sekä liikesalaisuuden suojaaminen.
Tietopyynnön tekeminen
Tietopyynnöt käsitellään ulkoministeriössä lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslain) mukaisesti.
Tietopyynnön voit tehdä vapaamuotoisena sähköpostina ulkoministeriön kirjaamoon, kirjaamo.um@gov.fi. Kirjaamo kuittaa tietopyynnön vastaanotetuksi ja kirjaa sen VAHVA-asianhallintäjärjestelmään. Tietopyynnössä on syytä kuvata halutut asiakirjat tai tiedot mahdollisimman tarkasti. Tämä helpottaa ja nopeuttaa pyynnön käsittelyä. Tarvittaessa ministeriön tietohallinto avustaa esimerkiksi asiarekisterin avulla yksilöimään halutut asiakirjat.
Tietopyynnön voit lähettää myös postiosoitteeseen: Ulkoministeriön kirjaamo, PL 176, 00023 VALTIONEUVOSTO tai jättää ulkoministeriölle osoitettuina valtioneuvoston yhteiseen palvelupisteeseen osoitteessa Ritarikatu 2B, Helsinki (avoinna klo 8 - 16:15).
Jos pyydät julkista asiakirjaa, sinun ei tarvitse ilmoittaa henkilöllisyyttäsi eikä perustella pyyntöäsi.
Jos ulkoministeriö vastaanottaa tietopyynnön, joka ei kuulu sen toimialaan, siirtää ministeriö tietopyynnön oikean viranomaisen vastattavaksi. Samoin tietopyyntö toisen viranomaisen laatimista asiakirjoista saatetaan siirtää laatineen viranomaisen vastattavaksi. Siirroista ilmoitetaan aina tietopyynnön esittäjälle.
Ministeriön vastaus tietopyyntöön
Ulkoasiainhallinnossa tietopyyntöihin vastaamista koordinoi ministeriön tietohallinto. Ulkoministeriön kirjaamo välittää saapuneen tietopyynnön tietohallinnolle, joka kyseistä asiaa hoitavan ministeriön yksikön tai edustuston kanssa valmistelee vastauksen tietopyyntöön.
Tietopyyntöön vastataan mahdollisimman pian, julkisten asiakirjojen osalta viimeistään kahdessa viikossa. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia, on ministeriöllä vastausaikaa kuukausi. Vastaus annetaan julkisuuslain 16 §:n mukaisesti halutussa muodossa. Yleensä vastaaminen tapahtuu sähköpostilla.
Jos sähköpostivastaus ei tyydytä, tietopyynnön esittäjällä on oikeus saada tietopyyntöönsä ministeriön päätös, josta voi valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen. Ministeriön työjärjestyksen mukaan ulkoasiainhallinnon asiakirjojen ja tietojen julkisuudesta ja salassapidosta päättää ministeriön tietohallintojohtaja.
Tietopyynnön toteuttaminen on pääosin maksutonta, mutta joissain tapauksissa siitä voidaan periä maksu julkisuuslain 34 §:n mukaisesti. Maksullisesta toiminnasta tiedotetaan etukäteen tietopyynnön tekijää.
Ulkoasiainhallinnon tehtävät
Ulkoministeriö: Valtioneuvoston ohjesäännön 13 §:n mukaan ulkoministeriön toimialaan (19.12.2017/964) kuuluvat 1) ulko- ja turvallisuuspolitiikka, ulkopoliittisesti merkittävät kansainväliset asiat sekä kansainväliset suhteet yleisesti; 2) avustaminen valtiosopimusten ja muiden kansainvälisten velvoitteiden yhteensovittamisessa; 3) kauppapolitiikka ja kaupallis-taloudelliset suhteet; 4) kehityspolitiikka ja kehitysyhteistyö; 5) suomalaisten etujen ja oikeuksien valvominen, konsulipalvelut ja vastaavat muut viranomaispalvelut ulkomailla; 6) kansainväliset lainkäyttö- ja tutkintaelimet; 7) Suomen edustaminen Euroopan unionin tuomioistuimessa ja Suomea Euroopan unionin jäsenenä koskevissa valvontamenettelyissä; 8) Suomen ulkomaanedustus; 9) vieraiden valtioiden ja kansainvälisten järjestöjen edustautuminen Suomessa.
Edustustot: Ulkoasiainhallintolain (204/2000) 12 §:ssä kuvataan Suomen edustustojen tehtävät. Yksi päätehtävistä on tiedon tuottaminen edustustojen asemamaista. Uusimmat julkiset raportit löytyvät sivulta um.fi/edustustojen-raportit.
Tarkemmin ulkoministeriön toiminnasta ja organisaatiosta sekä ulkomaanedustustoista löytyy tietoa ministeriön verkkosivuilta um.fi. Sivun ajankohtaista -osiosta löytyvät uusimmat uutiset, tiedotteet, lausunnot ja puheet.
Lisäksi tietoa ulkoministeriön toiminnasta löytyy tietoa valtioneuvoston yhteisiltä sivuilta:
Asiakirjarekisterit
Edellä lueteltuja ministeriön ja edustustojen tehtäviä hoidettaessa syntyvät viranomaisen asiakirjat pääosin laaditaan, rekisteröidään ja arkistoidaan kahdessa pääjärjestelmässä: VAHVA ja AHA. Samoin saapuneet asiakirjat, esimerkiksi tietopyynnöt, rekisteröidään ja arkistoidaan näihin kahteen järjestelmään. Tietopyynnön tekijän ei tarvitse osata kohdentaa tietopyyntöään oikeaan asiarekisteriin, tietojärjestelmään tai tietoaineistoon.
VAHVA on valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä, jossa käsitellään ulkoasiainhallinnon osalta muun muassa edustustojen raportointi, EU-toiminta, palvelussuhteisiin liittyvät asiat, hankinnat ja muut hallintoasiat, viestintä ja sisäinen toiminta. AHA on ulkoministeriön asianhallintajärjestelmä, joka toimii asiarekisterinä muun muassa seuraavilla tehtäväalueilla: konsuliasiat, kehitysyhteistyön hankehallinto, protokollapalveluiden asiat, vientivalvonta ja kaupanesteet.
Hakutekijöinä järjestelmissä voidaan käyttää esimerkiksi asiakirjojen otsikoita, päivämääriä, asiakirjanumeroita, laatijoiden nimiä, vastuuyksiköitä ja edustustoja, asiasanoja, tehtäväluokituksia tai vapaata tekstihakua. VAHVA ja AHA -rekisterit sisältävät julkisen tiedon lisäksi myös salassa pidettävää tietoa, joten ne eivät ole vapaasti selattavissa. Asiakirjarekistereihin on tallennettu myös julkisuuslain ulkopuolella olevia aineistoja, kuten asiakirjaluonnoksia ja muistiinpanoja. Rekistereissä olevaa tietoa ei ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Sisältöön tutustuminen tapahtuu tekemällä tietopyyntö ministeriön kirjaamolle.
Muut tietoaineistot
Hallinnollisten asioiden hoitamiseen ulkoministeriössä käytetään Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) tietojärjestelmiä. Tällaisia ovat esimerkiksi henkilöstöhallinnon Kieku-järjestelmä, taloushallinnon Handi-järjestelmä ja matkustusjärjestelmä M2.
Ministeriöllä on käytössään tehtäviensä hoitamiseen operatiivisia järjestelmiä, kuten viisumijärjestelmä.
Ylempien (TL II-III) turvallisuusluokkien asiakirjojen käsittelyyn on omat tietojärjestelmänsä. Näissä tietojärjestelmissä käsiteltyjen asiakirjojen julkisuudesta päätetään julkisuuslain mukaisesti. Valtaosin ylemmissäkin turvallisuusluokitelluissa aineistoissa salassapitoaika on 25 vuotta, turvallisuusluokituksen tasosta riippumatta.
Ulkoministeriöllä on hallussaan laaja paperiarkisto yli sadan vuoden ajalta aina ulkoministeriön perustamisesta vuodesta 1918 lähtien.
Ulkoministeriö toimii ulko- ja turvallisuuspoliittisen ministerivaliokunnan sihteeristönä ja vastaa valiokunnan aineistoihin kohdistuneisiin tietopyyntöihin.