Ulkoministeriön asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tehtävänä on julkisuusperiaatteen mukaisesti palvella kansalaisen tiedonsaannin tarpeita ja hallinnon avoimuutta. Ulkoministeriön asiakirjajulkisuuskuvaus helpottaa ja ohjaa tietopyynnön tekemistä ulkoministeriön ja ulkomaanedustustojen tietoaineistoista. Lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 28 §:n mukaisesti asiakirjajulkisuuskuvaus kuvaa ministeriön tietojärjestelmät, niiden sisältämät tietoaineistot ja asiarekisterit. Julkisuuskuvaus kertoo yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi sekä antaa tiedonpyytäjille ohjeet asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemiseen ministeriön tietoaineistoista.

Ministeriö ja ulkomaanedustustot käyttävät samoja tietojärjestelmiä. Asiakirjajulkisuuskuvaus kattaa tietopyyntöjen tekemisen osalta myös edustustot.

Tietopyynnön tekeminen

Tietopyynnöt ja asiakirjapyynnöt käsitellään ulkoministeriössä Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslain) mukaisesti.

Tietopyynnön tekeminen. Tietopyyntö on vapaamuotoinen, mutta se on kohdistettava haluttuihin asiakirjoihin tai tietoihin mahdollisimman tarkasti. Tarvittaessa ministeriö avustaa esimerkiksi diaarin avulla yksilöimään halutun asiakirjan. Tietopyyntö tulee lähettää sähköpostilla ulkoministeriön kirjaamoon (kirjaamo.um@formin.fi). Kirjaamo kuittaa tietopyynnön vastaanotetuksi, kirjaa sen tietojärjestelmään ja välittää ulkoministeriön tietohallinnolle ja tietopyntöä koskevaa asiaa hoitavalle ministeriön yksikölle.

Ulkoministeriön kirjaamon postiosoite on Valtioneuvoston kanslia, PL 23, 00023 Valtioneuvosto ja käyntiosoite Ritarikatu 2 B, Helsinki. Ulkoministeriön vaihde on 0295 16001.

Ministeriön vastaus. Ministeriön tietohallinto tai asiaa hoitava yksikkö vastaa tietopyyntöön mahdollisimman pian, julkisten asiakirjojen osalta viimeistään kahdessa viikossa. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia, on ministeriöllä vastausaikaa kuukausi. Vastaus annetaan julkisuuslain 16 §:n mukaisesti halutussa muodossa. Yleensä vastaaminen tapahtuu sähköpostilla.

Jos sähköpostivastaus ei tyydytä, on tietopyynnön esittäjällä halutessaan oikeus saada ministeriön päätös, josta voi valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen. Ministeriön työjärjestyksen mukaan ulkoasiainhallinnon asiakirjojen ja tietojen julkisuudesta ja salassapidosta päättää ministeriön tietohallintojohtaja.

Tietopyynnön toteuttamisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 §:n mukaisesti. Maksullisesta toiminnasta tiedotetaan etukäteen tietopyynnön tekijää.

Tietohallinnon yhteystiedot: HAL-40@formin.fi, postiosoite: Ulkoministeriö, Tietohallinto, PL 176
00023 VALTIONEUVOSTO.

Ministeriön tehtävät

Valtioneuvoston ohjesäännön 13 §:n mukaan ulkoministeriön toimialaan (19.12.2017/964) kuuluvat 1) ulko- ja turvallisuuspolitiikka, ulkopoliittisesti merkittävät kansainväliset asiat sekä kansainväliset suhteet yleisesti; 2) avustaminen valtiosopimusten ja muiden kansainvälisten velvoitteiden yhteensovittamisessa; 3) kauppapolitiikka ja kaupallis-taloudelliset suhteet; 4) kehityspolitiikka ja kehitysyhteistyö; 5) suomalaisten etujen ja oikeuksien valvominen, konsulipalvelut ja vastaavat muut viranomaispalvelut ulkomailla; 6) kansainväliset lainkäyttö- ja tutkintaelimet; 7) Suomen edustaminen Euroopan unionin tuomioistuimessa ja Suomea Euroopan unionin jäsenenä koskevissa valvontamenettelyissä; 8) Suomen ulkomaanedustus; 9) vieraiden valtioiden ja kansainvälisten järjestöjen edustautuminen Suomessa.

Tarkemmin ulkoministeriön toiminnasta ja organisaatiosta löytyy tietoa ministeriön verkkosivuilta sekä Valtioneuvoston asetuksesta ulkoministeriöstä (Linkki toiselle verkkosivustolle) (avautuu uuteen ikkunaan) ja ulkoministeriön työjärjestyksestä(Linkki toiselle verkkosivustolle) (avautuu uuteen ikkunaan).

Tietojärjestelmät ja niissä käsiteltävät tietoaineistot

Tietopyynnön tekijän ei tarvitse osata kohdentaa tietopyyntöään oikeaan tietojärjestelmään. Tietoja ei näistä järjestelmistä ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Tietojärjestelmiin on tallennettu myös julkisuuslain ulkopuolella olevia aineistoja, kuten asiakirjaluonnoksia, muistiinpanoja ja sähköposteja.

Pääjärjestelmät

Edellä lueteltuja ministeriön ja edustustojen tehtäviä hoidettaessa syntyvät viranomaisen asiakirjat pääosin laaditaan ja arkistoidaan kolmessa pääjärjestelmässä: AHA, Aski-Arkki ja Eutori.

Hakutekijöinä voidaan järjestelmissä käyttää esimerkiksi asiakirjojen otsikoita, päivämääriä, laatijoiden nimiä, asiaa hoitavia yksiköitä ja edustustoja, asiasanoja tai vapaata tekstihakua. Alla mainitut asiakirjarekisterit sisältävät julkisen tiedon lisäksi myös salassa pidettävää tietoa, joten ne eivät ole vapaasti selattavissa. Niiden sisältöön tutustuminen tapahtuu tekemällä tietopyyntö ministeriön kirjaamolle.

AHA on asianhallintajärjestelmä, johon sisältyy useampia sovelluksia eri tehtäväalueiden hoitamiseksi, suurimpina konsuliasiat, kehitysyhteistyö, protokollapalveluiden asiat, vientivalvonta ja kaupanesteet. AHA toimii siinä tuotettujen ja siihen vietyjen asiakirjojen rekisterinä ja sähköisenä arkistona.

Aski on ministeriön ja edustustojen yleinen asiakirjojen laatimisjärjestelmä. Lähes kaikki mitä ei laadita AHA:ssa, laaditaan Askilla, esimerkiksi edustustojen raportointi. Aski-asiakirjojen rekisterinä ja sähköisenä arkistona toimii Arkki-järjestelmä.

Eutorissa tuotetaan ministeriön ja EUE-edustuston EU-toimintaan liittyvät asiakirjat. Järjestelmässä on myös EU-toimielintenasiakirjoja. Eutori toimii näiden EU-asiakirjojen rekisterinä ja sähköisenä arkistona.

Muut tietoaineistot

Hallinnollisten asioiden hoitamiseen ulkoministeriössä käytetään julkishallinnon yhteisiä tietojärjestelmiä, esimerkiksi henkilöstöhallinnon Kieku-järjestelmää, taloushallinnon Handi-järjestelmää ja matkustusjärjestelmä M2:a.

Ministeriöllä on käytössään tehtäviensä hoitamiseen operatiivisia järjestelmiä, kuten viisumitoimintaan tarkoitettu viisumijärjestelmä.

Ylempien (TL II-III) turvallisuusluokkien asiakirjojen käsittelyyn on omat tietojärjestelmänsä.

Ulkoministeriöllä on laaja paperiarkisto aina ulkoministeriön perustamisesta 1918 lähtien.

Ulkoministeriö toimii ulko- ja turvallisuuspoliittisen valiokunnan sihteeristönä ja koordinoi niihin kohdistuneet tietopyynnöt.