Henkilötietojen käsittely: matkustaminen ja konsulipalvelut

Suomen ulkomaan edustustot antavat monenlaisia viranomaispalveluja ulkomailla. Edustustoissamme voi mm. anoa uutta Suomen passia, saada tiettyjä notaaripalveluita tai äänestää Suomessa toimitettavissa vaaleissa.

Edustustojemme tehtävänä on ensisijaisesti neuvonnalla ja ohjauksella auttaa konsulipalvelun saajaa edistämään omatoimisesti asiaansa. Lisäksi ulkomailla esimerkiksi onnettomuuden tai sairauden vuoksi hädänalaiseen asemaan joutunut matkailija voi saada apua edustustosta, ja kriisitilanteessa (kuten maanjäristykset ja muut luonnonmullistukset, suuronnettomuudet ja terrori-iskut) edustustomme voivat henkilökohtaisen turvallisuuden suojaamiseksi avustaa esimerkiksi evakuoinnin järjestämisessä.

Ulkoministeriön päivystyskeskus

Ulkoministeriön puhelinpäivystys palvelee ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä ulkomailla hädänalaiseen asemaan joutuneita matkailijoita. Päivystyspuhelimeen saapuneet puhelut tallennetaan. Tallenteita käytetään ensisijaisesti varmentamaan palvelutapahtumaa. Tallenteita voidaan myös käyttää palvelun laadun kehittämiseen.

Matkustusilmoitukset

Matkustusilmoitus.fi(Linkki toiselle verkkosivustolle) -palvelun kautta voit antaa meille tietoja ulkomaan matkastasi. Matkustusilmoitus-palvelun avulla ulkoministeriö voi saada sinuun yhteyden kriisin tai hätätilanteen sattuessa matkakohteessasi. Halutessasi voit ilmoittaa palvelussa myös pysyvästä muutostasi ulkomaille ja voit antaa meille tällöin tiedotusluvan, jolloin tallennamme tietosi asuinmaahasi liittyvää tiedottamista varten. Tiedotteet voivat pitää sisällään mm. ajankohtaisviestintää maan tilanteesta ja edustuston palveluista sekä esimerkiksi kutsuja edustuston järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin.

Lue lisää:  Julkaisujen ja uutiskirjeiden tilaaminen sekä Tilaisuudet ja tapahtumat.

Ulkoministeriön nettisivuilta voit seurata tiedotteitamme tietylle alueelle matkustamista, siellä oleskelua tai alueelta poistumista koskevista olosuhteista. Vaihtoehtoisesti voit tilata tiedotteita itsellesi tekstiviestipalveluna (tallennamme tuolloin puhelinnumerosi tiedotteiden lähettämiseksi tilauksesi voimassaolon ajaksi).

Mitä tietoja keräämme sinusta palveluidemme yhteydessä

Konsulipalvelumme asiakkaana tallennamme sinusta: nimesi, henkilötunnuksesi, kansalaisuutesi, sukupuolesi, ikäsi sekä yhteystietosi (osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi). Näiden tietojen lisäksi tallennamme tarvittaessa myös mm. taloudellista tilannettasi, terveydentilaasi ja mahdollisia muita olosuhteitasi koskevia tietoja konsulipalveluiden antamiseksi. Kriisitilanteissa voimme kerätä tietoja sinusta myös muista lähteistä, kuten esimerkiksi omaistiedustelun, matkatoimistojen sekä paikallisten viranomaisten ja sairaaloiden kautta.  

Arkistolaitoksen arkistolain nojalla antaman päätöksen mukaan konsuliasioiden asianhallintajärjestelmän tiedot säilytetään pysyvästi. Konsulipalveluiden puhelinpäivystyksen tallenteita säilytetään 6 kuukauden ajan. 

Matkustusilmoitus.fi(Linkki toiselle verkkosivustolle) -palvelussa annat meille, mahdollisia kriisitilanteita varten, matkatietojen lisäksi seuraavat henkilötietosi: nimesi, syntymäaikasi, kansalaisuutesi, puhelinnumerosi sekä sähköpostiosoitteesi. Mahdollisen pysyvän muuttosi osalta voit antaa meille myös tiedon työnantajastasi sekä muita haluamiasi lisätietoja. Antamasi henkilötiedot anonymisoidaan 2 kuukautta matkan päättymisen jälkeen. Kaikki sinua koskevat matkustus- ja henkilötiedot häviävät anonymisoinnin yhteydessä, jollet ole rekisteröinyt tietojasi myöhempää käyttöäsi varten. Tällöin henkilö- ja matkatietosi säilyvät järjestelmässä sen aikaa, kunnes et halua tietojasi palvelussa enää säilyttää.

Mihin käsittelymme perustuu

Konsulipalvelumme asiakkaana käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten tehtäviemme perusteella. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan. Palvelun yhteydessä käsiteltäviä mahdollisia erityisiä henkilötietoja, kuten terveystietojasi, voimme käsitellä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaan, mikäli olet fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustasi käsittelylle.  

Kriisitilanteissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella. Mikäli olet fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustasi käsittelylle, voimme käsitellä tietojasi elintärkeiden etujesi suojaamiseksi. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohtaan, sekä toisinaan myös d alakohtaan.

Viestintään liittyvissä asioissa käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun mukaisten tehtäviemme hoitamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaan edustustojen tehtävistä säädetään muun muassa:

  1. Konsulipalvelulaissa
  2. Ulkoasiainhallintolaissa
  3. Valtioneuvoston asetuksessa ulkoministeriöstä
  4. Muussa erityislainsäädännössä, kuten passilaissa ja isyyslaissa

Henkilötietojen siirto

Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti.  Yksittäistä konsulipalvelun saajaa koskevat tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä, emmekä luovuta niitä kuin laissa säädetyillä edellytyksillä.

Konsulipalveluiden osalta henkilötietojesi luovuttamiseen tarvitsemme pääsääntöisesti suostumuksesi. Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietojasi ilman suostumustasi ja salassapitosäännösten estämättä Suomen tai vieraan valtion viranomaiselle (kuten sosiaali- ja terveysviranomaiset, pelastusviranomaiset, poliisi, toisen EU-jäsenvaltion ulkoministeriö ja edustusto) konsulipalvelulaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi, silloin kun se on välttämätöntä henkesi, terveytesi taikka fyysisen tai psyykkisen hyvinvointisi kannalta. Tietojasi voidaan luovuttaa myös toisen viranomaisen, kuten KELA:n, sosiaali- ja terveysviranomaisten tai poliisin lakiin perustuvan tietopyynnön nojalla.

 

Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

 

Tietosuojaoikeutesi

Tiesithän, että sinulla on myös tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi.

Lisätietoja

Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä ulkoasiainhallinnossa voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja(at)formin.fi.