Henkilötietojen käsittely: matkustaminen ja konsulipalvelut

Suomen ulkomaan edustustot antavat viranomaispalveluja ulkomailla. Edustustomme palvelevat myös hädänalaiseen asemaan ulkomailla joutuneita suomalaisia (konsulipalvelut). Edustustojemme velvollisuutena on pääsääntöisesti neuvoa, ohjata ja auttaa konsulipalvelun saajaa edistämään omatoimisesti asiaansa.

Matkustusilmoitus.fi-palvelun kautta voit antaa meille tietoja ulkomaanmatkastasi tai pysyvän ulkomaille muuton osalta. Tehdessäsi meille ilmoituksen pysyvästä muutosta palvelussa, voit antaa meille tiedotusluvan, jolloin tallennamme tietosi asuinmaahasi liittyvää tiedottamista varten. Tiedotteet voivat pitää sisällään mm. ajankohtaisviestintää maan tilanteesta ja edustuston palveluista sekä esimerkiksi kutsuja edustuston järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin. Lue lisää kohdasta julkaisujen ja uutiskirjeiden tilaaminen sekä tilaisuudet ja tapahtumat.

Kriisitilanteessa (kuten maanjäristys tai terrori-isku) voimme kerätä tietoja sinusta myös muista lähteistä, kuten esimerkiksi omaistiedustelun, matkatoimistojen sekä paikallisten viranomaisten ja sairaaloiden kautta.  

Ulkoministeriön verkkosivuilta voit seurata tiedotteitamme tietylle alueelle matkustamista, siellä oleskelua tai alueelta poistumista koskevista olosuhteista. Vaihtoehtoisesti voit tilata tiedotteita itsellesi tekstiviestipalveluna (tallennamme tuolloin puhelinnumerosi tiedotteiden lähettämiseksi tilauksesi voimassaolon ajaksi).

Mitä tietoja keräämme sinusta palveluidemme yhteydessä

Konsulipalvelumme asiakkaana tallennamme sinusta: nimesi, henkilötunnuksesi, kansalaisuutesi, sukupuolesi, ikäsi sekä yhteystietosi (osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi). Näiden tietojen lisäksi tallennamme tarvittaessa myös mm. taloudellista tilannettasi, terveydentilaasi ja mahdollisia muita olosuhteitasi koskevia tietoja konsulipalveluiden antamiseksi.
 
Arkistolaitoksen arkistolain nojalla antaman päätöksen mukaan konsuliasioiden asianhallintajärjestelmän tiedot säilytetään pysyvästi.

Matkustusilmoitus.fi -palvelussa annat meille mahdollisia kriisitilanteita varten matkatietojen lisäksi seuraavat henkilötietosi: nimesi, syntymäaikasi, sukupuolesi, kansalaisuutesi, puhelinnumerosi sekä sähköpostiosoitteesi. Mahdollisen pysyvän muuton osalta voit antaa meille myös tiedon työnantajastasi sekä muita haluamiasi lisätietoja. Antamasi henkilötiedot anonymisoidaan kaksi kuukautta matkan päättymisen jälkeen. Kaikki sinua koskevat matkustus- ja henkilötiedot häviävät anonymisoinnin yhteydessä, jollet ole rekisteröinyt tietojasi myöhempää käyttöäsi varten. Tällöin henkilö- ja matkatietosi säilyvät järjestelmässä sen aikaa, kunnes et halua tietojasi palvelussa enää säilyttää.

Mihin käsittelymme perustuu

Jos olet konsulipalvelun asiakkaana, käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten tehtäviemme perusteella. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan. Palvelun yhteydessä käsiteltäviä mahdollisia erityisiä henkilötietoja, kuten terveystietojasi, voimme käsitellä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaan, mikäli olet fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustasi käsittelylle.  

Kriisitilanteissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella. Mikäli olet fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustasi käsittelylle, voimme käsitellä tietojasi elintärkeiden etujesi suojaamiseksi. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohtaan, sekä toisinaan myös d alakohtaan. 

Viestintään liittyvissä asioissa käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun mukaisten tehtäviemme hoitamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).
 
Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaan edustustojen tehtävistä säädetään mm.: 
1.    Konsulipalvelulaissa
2.    Ulkoasiainhallintolaissa
3.    Valtioneuvoston asetuksessa ulkoministeriöstä
4.    Muussa erityislainsäädännössä, kuten passilaissa ja isyyslaissa 

Henkilötietojen siirto

Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti. Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
  
Konsulipalveluiden osalta tarvitsemme henkilötietojesi luovuttamiseen pääsääntöisesti suostumuksesi. Voimme kuitenkin luovuttaa konsulipalvelulaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi välttämättömiä henkilötietojasi ilman suostumustasi Suomen tai vieraan valtion viranomaiselle, joita ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveysviranomaiset, pelastusviranomaiset, poliisi, toisen EU-jäsenvaltion ulkoministeriö ja edustusto. Tietojasi voidaan luovuttaa myös toisen viranomaisen, kuten Kelan, sosiaali- ja terveysviranomaisten tai poliisin lakiin perustuvan tietopyynnön nojalla.
 
Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Tietosuojaoikeutesi

Tiesithän, että sinulla on myös tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi täältä.

Lisätietoja

Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä ulkoasiainhallinnossa, niin voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa tietosuoja(at)formin.fi.