Anvisningar till finländska företag för FN-upphandlingar

Förenta nationerna (FN) köper årligen varor och tjänster för 25–30 miljarder dollar och erbjuder ett alternativ till den globala marknaden. Samarbete med FN ger finländska företag och organisationer utmärkta möjligheter att diversifiera kundkretsen och samtidigt öka kunskapen om tillväxtmarknaderna. Utrikesministeriet och beskickningarna följer upp FN-organisationernas upphandlingar och främjar i samarbete med Team Finland-nätverket finländska företags möjligheter att delta i upphandlingarna.

FN är en tillförlitlig partner som kan ge leverantörer av tjänster och varor finansiell stabilitet.   Det värdesätter långsiktigt samarbete med företag av alla storlekar. Många FN-organisationer uppmuntrar finländare som har konkurrenskraftiga innovationer inom till exempel ren energi, hälsa, vatten och digitalisering att kontakta dem direkt.

Nya innovationer kan öppna vägen till anbudsförfaranden. Utrikesministeriet och beskickningarna kan hjälpa med kontakterna så att företagen får en möjlighet att presentera sina innovationer i ett tidigt skede av en eventuell upphandling. Om ett företag behöver få första internationella referenser, kan företaget söka finansiering hos Finnpartnership för pilotförsök med en ODA-kvalificerad internationell organisation.

För att ett företag ska lyckas på denna marknad måste dess ekonomi vara i ordning.  Erfarenhet av export, särskilt från tillväxtmarknader, är en stor fördel. Ytterligare måste företaget ha egna resurser för FN-upphandlingar som kan fokusera på detta arbete. Om ett företag kan erbjuda helhetslösningar, produkter eller tjänster inom specialiteter där konkurrensen är låg, eller om företaget redan har bra och effektiva partnerskap på en lokal tillväxtmarknad, ökar det trovärdigheten hos FN.

FN som kund

FN är en nätverksliknande aktör med ett hundratal organisationer, myndigheter, program och fonder. Det har målet att vara transparent och opartiskt i all sin verksamhet. Detta återspeglas också i upphandlingsprocesserna som genomförs genom öppna anbudsförfaranden via FN:s egen portal, United Nations Global Marketplace (UNGM).

Alla FN-organisationer har sina egna upphandlingsrutiner, vilket innebär att kraven på produkter och tjänster är olika. Dessa skillnader beror på organisationernas mål och verksamhetsprinciper. FN kan göra upphandlingar via sina högkvarter, landskontor och servicecentra. Syftet med upphandlingarna är att snabbt få de produkter, tjänster eller lösningar som behövs enligt dessa principer:

• Bästa valuta för pengarna: att hitta de mest prisvärda anbuden.
• Ansvarsskyldighet, ärlighet och transparens: att säkerställa transparens och etisk verksamhet.
• Rättvis och effektiv konkurrens: att upprätthålla rättvisa och konkurrenskraftiga upphandlingsprocesser.
• FN-organisationernas intressen: att prioritera FN-organisationernas behov och mål.

Ibland kan det kännas utmanande att sälja till FN. Det erbjuder dock intressanta affärsmöjligheter som är värda att kolla in. FN gör upphandlingar enligt olika kategorier (Procurement Categories) och använder UNSPSC-koder (United Nations Standard Products and Services Code) för att kategorisera produkter och tjänster. Koderna bildar ett enhetligt kategoriseringssystem som hjälper FN att hantera sina upphandlingar på ett effektivt och mer exakt sätt. Nedan visas kategorier som företaget kan använda sig av för att ta reda på om det finns efterfrågan på företagets produkter och tjänster.

FN:s upphandlingsportal – United Nations Global Marketplace (UNGM)

FN vill agera öppet och opartiskt. I praktiken innebär det att FN publicerar nästan alla anbudsförfrågningar i sin upphandlingsportal (UNGM). För de FN-organisationer som gör flest upphandlingar (över 30 till antalet) är denna portal den främsta kanalen för att publicera sina öppna anbudsförfrågningar. Innan varu- eller tjänsteleverantörer kan börja samarbeta med FN måste de registrera sig i portalen för att FN-personalen ska hitta lämpliga leverantörer. Leverantörens synlighet i portalen är viktig, särskilt när FN letar efter de mest potentiella säljarna. De som säljer eller planerar på att börja sälja till FN ska aktivt besöka UNGM-portalen för att kolla in både öppna konkurrensutsättningar (Procurement Opportunities) och kontrakt som FN redan ingått med olika leverantörer (Contract Awards).

Det är värt att se lite närmare på de tidigare kontrakten eftersom de innehåller information om till exempel upphandlingarnas vinnare och kontraktens värde. Via kanalen går det också att kontakta de personer som svarar för FN-kontrakten och be om ytterligare information.  Dessa kontrakt kan också bidra till möjligheterna att delta i underleverantörsnätverk, i synnerhet när direktförsäljning till FN är en utmaning.

Flera FN-organisationer använder olika elektroniska upphandlingsportaler (eProcurement Portals) som de kan använda antingen som separata lösningar eller i anslutning till UNGM-portalen. Dessa e-portaler effektiviserar upphandlingsprocessen genom att digitalt hantera de steg som anknyter till FN:s olika upphandlingsformer. De hjälper till med processerna för att officiellt öppna och granska leverantörernas anbud. E-portaler används också för att jämföra leverantörernas anbud eller för att besluta om tilldelning av kontrakt.

Utöver öppna konkurrensutsättningar och ingångna kontrakt innehåller FN:s upphandlingsportal mycket annan nyttig information. Två viktiga länkar som det är värt att titta närmare på:

• Knowledge Centre (ungm.org) innehåller information om FN-marknaden, upphandlingsverktyg och e-learningskurser.
• UNGM Help Center  ger praktiska tips om hur du registrerar dig i FN:s upphandlingsportal samt ytterligare information om upphandlingarna.  

FN-samarbetet kräver kunnande om upphandlingsformerna

FN arbetar under mycket krävande och utmanande förhållanden runt om i världen samtidigt som det skapar förutsättningar för företag att komma in på de globala marknaderna. Det är dock bara en av de många marknadsområdena och för att ett företag ska kunna göra framsteg på denna marknad krävs det att företaget är insatt i FN:s upphandlingsformer. 

1. FN:s upphandlingsformer

Ordet "solicitation” som används i samband med FN-upphandlingar, syftar på de olika upphandlingsformerna som FN-organisationer använder för att informera om sina upphandlingskrav. Vanligtvis är värdet av upphandlingen, dess betydelse och leveranstid kritiska kriterier vid valet av upphandlingsformen. De olika upphandlingsformerna handlar om att be om anbud, prisinformation eller förslag från potentiella leverantörer. Även om varu- eller tjänsteleverantören inte kan delta i FN:s upphandlingsförfrågningar är det viktigt att alltid meddela FN om leverantören kommer att delta eller inte. Detta visar att leverantören är professionell och säkerställer att FN-organisationen kan fortsätta upphandlingsprocessen på ett effektivt sätt. FN:s viktigaste upphandlingsformer är:

Begäran om intresseanmälan (EOI)

Leverantörer ombeds lämna information om sina produkter, tjänster, resurser och förutsättningar för att FN ska kunna identifiera de mest potentiella leverantörerna.

Begäran om anbud (RFQ)

En fri form av upphandling av lättillgängliga produkter och tjänster med ett lågt värde, till exempel under 30 000 USD.

Inbjudan att lämna anbud (ITB)

En officiell form av upphandling av tydligt definierade varor och tjänster. Tilldelningen av ett kontrakt baserar sig på det mest fördelaktiga accepterade anbudet, värdet till exempel över 30 000 USD.

Begäran om förslag (RFP)

En form av upphandling där både priset och den tekniska lösningen bidrar till tilldelningen av ett kontrakt, värdet till exempel över 30 000 USD.

Långsiktigt kontrakt (LTA)  

Ett kontrakt som baserar sig på en ITB och en RFP (2–5 år), vilket innebär att under kontraktets giltighetstid inte i allmänhet inleds några nya anbudsförfaranden men den aktuella produkten eller tjänsten.

Direkt upphandling

Direkta upphandlingar kan göras till exempel i humanitära kriser.

2. Gemensam upphandling och piggybacking

Gemensam upphandling (Collaborating Procurement) innebär att flera FN-organisationer förenar sina krafter för att uppnå kostnadsbesparingar eller förbättra tjänsterna genom att minska överlappande funktioner mellan FN-organisationerna. Detta samarbete förenhetligar och effektiviserar FN:s upphandlingar.

Ett exempel på gemensamma upphandlingar är samarbetet mellan FN:s befolkningsfond (UNFPA), FN:s barnfond (Unicef) och FN:s flyktingkommissariat (UNHCR). Till följd av bristen på globalt standardiserade kvalitetskrav på mensprodukter har dessa FN-aktörer tillsammans tagit fram kvalitetskraven.

När ett företag har ett långsiktigt kontrakt (LTA) med en FN-organisation kan andra använda samma kontrakt. Detta är känt som piggybacking eller FN-till-FN-upphandling som används av ett antal FN-organisationer. Organisationerna kan alltså tillämpa gällande kontrakt och behöver inte starta en ny anbudsprocess. Detta ger också leverantörerna mer synlighet och förenklar försäljningen till FN.

Målet med såväl gemensamma upphandlingar som piggybacking är att förbättra FN:s upphandlingsprocesser. Eftersom piggybacking tillämpar gällande kontrakt för att effektivisera verksamheten, förutsätter gemensamma upphandlingar samarbete mellan de olika aktörerna redan från början för att de ska kunna uppnå de gemensamma upphandlingsmålen.  

Alternativa typer av kontrakt med FN

• En leverantör kan ingå ett traditionellt tidsbundet engångskontrakt för leverans av vissa varor och tjänster till ett överenskommet pris.
• En leverantör kan ingå ett långsiktigt kontrakt som är ett ramavtal. Det specificerar inte mängden varor eller tjänster och handlar om behoven hos en FN-organisation under en tidsperiod som vanligtvis är mellan 2 och 5 år.
• En leverantör kan också ingå ett icke-kommersiellt partnerskap med FN, vilket baserar sig på pro bono-verksamhet.

FN bedömer anbuden enligt följande

• Godkännande av FN:s betalningsvillkor och övriga villkor
• Tekniska krav
• Leveransvillkor och leveranstid
• Leveransens överensstämmelse med internationella standarder
• Inlämnade stöddokument, inklusive eventuella referenser
• Bevisad produktionskapacitet och ekonomisk stabilitet
• Pris

Checklista för att maximera upphandlingsmöjligheterna

Att delta i FN:s upphandlingsprocesser kan vara både givande och utmanande för leverantörer. Det är mycket viktigt att förstå hur olika FN-organisationer genomför sina upphandlingar. Checklistan nedan hjälper blivande leverantörer att bli pålitliga FN-partner.

1. Registrera dig i FN:s upphandlingsportal (UNGM)
   Registrera dig gratis i upphandlingsportalen (UNGM) och besök den regelbundet för att kolla in och leta efter upphandlingsmöjligheter.
2. Välj UNSPSC-koderna
   Vid registreringen måste leverantören välja FN:s standardkoder för sina produkter eller tjänster (UNSPSC, United Nations Standard Products and Services Code).  Koderna hjälper FN-personalen att hitta leverantörer och gör det möjligt för leverantörer att kategorisera sina utbud.  Att välja rätt koder är viktigt. 
3. En heltidsresurs för företaget
   Att sälja till FN är ett heltidsjobb. Anställ en person i ditt företag som kommer att fokusera på denna uppgift.
4. Skapa en egen strategi
   Planera ett tillvägagångssätt som är bäst för ditt företag och definiera dina mål och metoder för att uppnå dem.  
5. Bestäm vad du ska sälja
   Om du har ett brett utbud av tjänster, bestäm vilken enskild produkt eller tjänst du vill sälja till FN.
6. Fokusera på vissa FN-organisationer
   Välj några FN-organisationer som du fokuserar på och sätt dig ordentligt in i deras upphandlingsprocesser.
7. Ta reda på, lär dig mer och bygg upp relationer
   Lär dig mer om FN och dess upphandlingsprocesser på allmän nivå. Skapa relationer och gör reklam för ditt utbud.
8. Ta reda på FN:s upphandlingsformer
   Utred vilka upphandlingsformer FN använder vid köp av produkter och tjänster. Vad betyder förkortningarna EOI (Expression of Interest), RFQ (Request for Quotation), ITB (Invitation to Bid), RFP (Request for Proposal) och LTA (Long-term Agreement)? Har ditt företag möjlighet att delta i dem eller hur ska det lyckas med att sluta ett långsiktigt kontrakt (LTA)?
9. Bekanta dig med de tidigare kontrakten mellan FN och olika leverantörer (Contract Awards)
   När du kollar in öppna konkurrensutsättningar kan du via UNGM också läsa tidigare kontrakt mellan FN och olika leverantörer. Har du någonsin övervägt möjligheten att vara underleverantör till en leverantör som redan säljer till FN? 
10. Skicka in ditt anbud inom utsatt tid
    Om du bestämt dig att delta i en konkurrensutsättning, ska du lämna in ditt anbud på det begärda språket inom utsatt tid.
11. Ge utförlig information 
    De dokument som krävs i anbudsförfrågningar är frågeformulär. Lämna alla begärda uppgifter. Personalen på FN:s upphandlingsavdelning letar efter utförliga svar och uppgifter.  
12. Fråga och ta lärdom av processen om ditt anbud inte vinner
    Om du inte hade framgång i konkurrensutsättningen, fråga varför och fråga också det vinnande anbudets pris. Om priset är konfidentiellt, fråga i vilken prisklass ditt anbud har placerat sig (till exempel näst lägsta, tredje lägsta osv.).
13. Ha tålamod
    FN utlovar inte några snabba vinster. Beroende på organisationen kan det ta flera år i anspråk (2–5 år) innan du ingår ditt första kontrakt med FN. Men om du inte deltar och lämnar in anbud, kan du inte heller vinna.
14. UNGM Tender Alert Service (TAS)
    TAS är en avgiftsbelagd tjänst som du kan beställa om du vill. Via tjänsten får du aktuell information om möjligheterna till upphandling med dina produkter och tjänster. 
15. Ta initiativ
    Var proaktiv och svara alltid när FN tar kontakt. Var inte onödigt anspråkslös eller blyg eftersom det inte främjar din sak.
16. Ta reda på och delta i verksamheten inom FN:s innovationsnätverk (UN Innovation Network).

Centrala kommentarer om FN:s upphandlingsprocesser

Ta hänsyn till dessa saker i samband med FN-upphandlingar.

Processernas längd och utmaningar: Upphandlingsprocesserna kan vara långa, medan svarstiden för anbudsförfrågningar är ofta kort. FN kan förlänga konkurrensutsättningen flera gånger och ändra specifikationerna för produkterna eller tjänsterna av olika orsaker. Ju mer utmanande och komplicerad upphandlingen är, desto mer sannolikt är det att det blir förändringar. En upphandlingsprocess kan ta från några månader upp till ett år i anspråk. 

Återkommande ändringar: Projektets komplexitet, leverantörsantal och ekonomiska värde samt organisationens interna processer kan påverka tidsplanen. Även läge och brådska kan inverka på valet av upphandlingsform.

Lokala partnerskap: Varor och utrustning upphandlas ofta samtidigt med installations- och underhållstjänster, vilket förutsätter en lokal partner i destinationslandet.

Långsiktiga kontrakt (LTA): Ibland kan det vara ekonomiskt belastande att delta i enskilda konkurrensutsättningar. Därför är långsiktiga kontrakt med FN av stor vikt.

Hållbar utveckling och de globala målen för hållbar utveckling (SDG): Att lyfta fram hållbarhet ger konkurrensfördelar. De leverantörer som har integrerat hållbarheten i företagets strategi har en bra konkurrensställning. Samtidigt kan samarbetet med FN-organisationer kring hållbarhetsfrågor främja företagets affärsverksamhet med andra berörda parter och marknader.

Resurser som fokuserar på FN-arbetet: Bra förhandsförberedelser till exempel med hjälp av en anställd som svarar för FN-upphandlingar ger en stor fördel.   

Hållbarhet är viktig vid FN-upphandlingar

FN:s mål för hållbar utveckling (SDG) är en uppsättning 17 sammanlänkade globala mål som är ”en plan för att skapa en bättre och mer hållbar framtid för alla” före 2030. Dessa mål fastställdes 2015 av FN:s generalförsamling och ska uppnås före 2030.

Målen för hållbar utveckling handlar extensivt om sociala, ekonomiska och miljörelaterade frågor, såsom att utrota fattigdom och hunger, säkerställa hälsa och välfärd, bidra till jämställdhet, tillhandahålla rent vatten och sanitet, främja förnybar energi, stöda hållbar ekonomisk tillväxt, bekämpa klimatförändringen samt att värna om fred och rättvisa.

Ett centralt led i arbetet med att uppnå FN:s globala mål för hållbar utveckling är mål nr 17 Genomförande och partnerskap (Partnerships for the Goals). Detta innebär att det krävs effektivt samarbete mellan länder, sektorer och branscher för att kunna bygga upp en hållbar framtid.

FN:s upphandlingsprocesser är utformade för att bidra till hållbar utveckling inom alla delområden, vilket innebär att FN tar hänsyn till miljöskydd, social delaktighet och stärkande av ekonomin i sina upphandlingar.

Enligt FN ”är upphandlingen hållbar när den innehåller krav och kriterier som stöder miljöskydd, sociala framsteg och ekonomisk utveckling. Detta mål uppnås bland annat genom att öka resurseffektiviteten, förbättra kvaliteten på produkter och tjänster och slutligen genom att optimera kostnaderna.” 

Hållbar upphandling – samarbete inom FN

Många FN-organisationer har som mål att allt effektivare integrera hållbarhet i sina egna upphandlingsprocesser. Enligt FN:s statistikrapport för 2023 har de 30 organisationer som gjort mest upphandlingar rapporterat om sina hållbara upphandlingsprocesser (i enkäten deltog 32 organisationer.)

FN:s flyktingkommissariat UNHCR är ett exempel på en FN-organisation som utvecklar miljövänliga produktspecifikationer enligt principerna för hållbar utveckling. UNHCR förbättrar hållbarheten i leveranskedjan för biståndsmateriel, såsom tält, filtar och liggunderlag. Organisationen har till exempel minskat koldioxidutsläppen med nästan 60 procent genom att använda 200 återvunna plastflaskor per värmefilt.

Det är viktigt att leverantörerna lär sig att tala det så kallade SDG-språket med FN. En av de viktigaste frågorna är att berätta för FN hur det som ett företag eller en organisation har att bjuda på främjar hållbar utveckling eller hur det kommer att ge positiva utvecklingseffekter.  Det lönar sig att integrera endast ett fåtal mål för hållbar utveckling (SDG) i företagets strategi och fokusera på dem i diskussionerna med FN. Det är också bra att komma ihåg att de ändringar som småningom görs i företagets strategi för hållbar utveckling är tillräckliga eftersom mindre kan vara mer.