Viestintäjohtajan tehtävistä määrätään ulkoministeriön työjärjestyksen 49 § :ssä.

Osaston apulaisosastopäällikön tehtävistä määrätään ulkoministeriön työjärjestyksen 50 §:ssä. Apulaisosastopäällikön päävastuulla ovat lisäksi:

1. osaston hallinnolliset asiat
2. johtoryhmän kokousten valmistelua koskevat asiat
3. osaston lausuntojen antaminen
4. toimintojen koordinoiminen muiden ministeriön osastojen kanssa
5. apulaisosastopäällikkö hoitaa lisäksi muita osastopäällikön määräämiä tehtäviä.

Apulaisosastopäällikön alaisuudessa toimii osastoa palveleva hallintotiimi. Tiimi vastaa osaston hallinnollisista tehtävistä, ja sillä on oma tiiminvetäjänsä. Tiimin tehtävät ovat:

1. henkilöstö-, matkahallinto- ja taloushallintopalvelujen tuki osastolle
2. budjettiseurannan tuki osastolle
3. johdon assistenttipalvelut
4. osastotason tapahtumajärjestelyjen tuki
5. muut viestintäjohtajan tai apulaisosastopäällikön määräämät tehtävät.