Työpaikkana koko maailma – ulkoministeriö asetti itselleen tavoitteet työnantajana

Suomen ulkoasiainhallinto on tutkitusti motivoiva ja työntekijöiden osaamista kehittävä työpaikka. Haluamme olla sitä jatkossakin, ja siihen tähtää myös uusi henkilöstöstrategia vuosille 2015–2020. Se syntyi koko työyhteisöltä pyydettyjen ajatusten pohjalta ja koostuu viidestä tavoitteesta.

Video: Tussitaikurit Oy / Marker Wizards Ltd

UM:n uuden henkilöstöstrategian kärkitavoitteet

1. Henkilövoimavarat oikeissa tehtävissä

Ulkoministeriön henkilövoimavarat vähenevät edelleen. Voimavarat on ohjattava entistäkin joustavammin kulloinkin tärkeimpiin kohteisiin. Joissakin työtehtävissä tavoitetasoa on tietoisesti laskettava. Työtä on myös karsittava.

Tavoitteena on, että koko organisaatio ylimmästä johdosta yksittäisiin virkamiehiin osallistuu ja sitoutuu tehtyihin valintoihin.

Mitä teemme:

  • Tehostamme suunnittelua ja päätöksentekoa henkilövoimavarojen joustavaksi kohdentamiseksi toiminnan suunnittelussa ja osastojen juoksevassa toiminnassa.
  • Valmennamme esimiehet henkilövoimavarojen tehokkaaseen kohdentamiseen ja viestimme koko henkilöstölle kohdentamisen tavoitteet ja perusteet.

Tavoitetila vuonna 2020:

  • Asettaessaan uusia prioriteetteja johtoryhmä ottaa kantaa siihen, mistä voimavarat irrotetaan.
  • Johtoryhmä siirtää toiminta- ja taloussuunnittelussa henkilövoimavaroja osastojen välillä ja edustustoverkossa entistä tehokkaammin, muuttuvien prioriteettien mukaisesti. Osastot keskittävät henkilöstöä joustavasti tärkeimmille tehtäväalueille osaston sisällä ja ohjaamassaan edustustoverkossa.
  • Henkilöstön työ kohdentuu tärkeimpiin tavoitteisiin, mikä lisää työn tuloksellisuutta ja työhyvinvointia. Henkilöstö kokee, että ministeriö priorisoi, depriorisoi ja karsii työt käytettävissä olevien henkilövoimavarojen pohjalta.

2. Tehtäväkiertoon soveltuva palkkausjärjestelmä

Henkilöstö, esimiehet ja ministeriö työnantajana kokevat, että nykyinen suoritusarviointi soveltuu huonosti kannustamiseen ja palkitsemiseen ulkoasiainhallinnossa. Tavoitteena on, että UM-työnantaja ja henkilöstöjärjestöt kehittävät sitä tarkentavalla virkaehtosopimuksella sopivammaksi UM:ään niin paljon kuin keskusjärjestötason virkaehtosopimus mahdollistaa. 

Mitä teemme:

  • UM-työnantaja ja henkilöstöjärjestöt määrittelevät tavoitellut muutokset ja konsultoivat keskusjärjestötasoa niistä.
  • Jos edellytyksiä on, UM-työnantaja ja henkilöstöjärjestöt käynnistävät tarkentavat virkaehtosopimusneuvottelut ja sopivat muutoksista.

Tavoitetila vuonna 2020:

  • Uudistettu suoritusarviointi soveltuu nykyistä paremmin ulkoasiainhallintoon. Se huomioi entistä paremmin eri virkajärjestelmät (yleisuran tehtäväkierrossa olevat virkamiehet ja erityisvirkamiehet) ja sen tasapuolinen soveltaminen helpottuu.
  • Henkilöstö kokee suoritusarvioinnin kannustavammaksi ja palkitsevammaksi.
  • Suoritusarviointi on entistä selkeämpää ja yksinkertaisempaa toteuttaa käytettävissä olevilla määrärahoilla.

3. Hyvä johtajuus

Ulkoministeriö on viime vuosin uudistanut merkittävästi johtamistaan. Kehitys on ollut hyvin myönteistä sekä ministeriön sisäisissä mittauksissa että hallinnonalojen välisessä vertailussa. Tavoitteena on se, että hyvän johtajuuden periaatteet toteutuvat entistä paremmin ja tasaisemmin koko organisaatiossa.

Mitä teemme:

  • Ministeriölle kertyy UM360-mittauksista, työtyytyväisyysbarometristä ja muusta palautteesta koko ajan kattavampi ja luotettavampi aineisto toteutuneesta johtamisesta. Ministeriö analysoi systemaattisesti aineiston ja hyödyntää sen johtamiskoulutuksessa ja esimiesvalinnoissa.
  • Tarjoamme mahdollisuuden esimiespotentiaalin arviointiin esimiestehtäviin tähtääville.
  • Kehitämme edelleen menettelyjä ja välineitä johtamisongelmien ratkaisemiseksi.
  • Viestimme järjestelmällisesti koko henkilöstölle hyvän johtajuuden periaatteista sekä esimiesten ja alaisten vastuista työyhteisössä.

Tavoitetila vuonna 2020:

  • Esimiesvalinnat ovat onnistuneita ensimmäisistä esimiestehtävistä alkaen.
  • Johtamiskoulutus on laadukasta. Se kohdentuu mittauksista ja palautteesta tunnistettuihin tärkeimpiin kehittämiskohteisiin.
  • Johtamisongelmia on vähän. Ministeriön johto, henkilöstöhallinto ja osastot tukevat tehokkaasti esimiehiä ja työyhteisöjä niiden ratkaisemisessa.
  • Hyvä johtajuus ja alaisten tuki esimiehille näkyvät työn tuloksissa ja mittauksissa.

4. Työhyvinvointi ja henkilöstön kehittäminen

Työhyvinvointi on työn tuloksellisuuden keskeinen osatekijä. Henkilöstön kehittämisen ja työhyvinvoinnin kytkentä on voimakas. Tavoitteena on vahvistaa kokonaisotetta ja johdon roolia niiden ohjaamisessa sekä rakentaa tiivis yhteistyö valtioneuvoston hallintoyksikön kanssa.

Mitä teemme:

  • Osaaminen kehittyy työtä tekemällä, työyhteisön vuorovaikutuksessa ja varsinaisessa koulutuksessa. Luomme toimintamallin, jossa nämä tukevat entistä vahvemmin toisiaan.
  • Johto määrittelee osaamisen kehittämisen painopisteet.
  • Rakennamme työhyvinvointiyksiköstä ja henkilöstön kehittämisyksiköstä kokonaisuuden, joka sopii yhteen myös VNHY:n roolin kanssa.

Tavoitetila vuonna 2020:

  • Työhyvinvointi ulkoasiainhallinnossa pysyy valtionhallinnon kärkitasolla.
  • Henkilöstön kehittäminen on kokonaisvaltaista. Henkilöstöhallinto, osastot, edustustot ja muut toimijat ovat tiiviissä vuorovaikutuksessa keskenään ja VNHY:n kanssa.
  • Osaamisen kehittäminen on johdettua ja ministeriö pystyy reagoimaan nopeasti tehtäväkentässään tapahtuvien muutosten aiheuttamiin osaamistarpeisiin.

5. Edustustot ovat hyviä työnantajia ja niiden paikallisesti palkatun henkilöstön palvelusuhteen ehdot ovat ajan tasalla

Paikallisesti palkattu henkilöstö on ulkoasianhallinnon tärkeä voimavara. Tavoitteena on kehittää edelleen ministeriön tarjoamia koulutusta, työnantajatukea ja välineitä niin, että edustustojen työnantajaosaaminen vahvistuu ja paikallisesti palkattujen tehtäväkenttä ja palvelussuhteiden ehdot kehittyvät linjakkaasti, keskenään hyvin erilaisten asemamaiden lainsäädännön ja olosuhteiden asettamissa puitteissa.

Mitä teemme:

  • Teemme paikallisesti palkattujen aseman kokonaistarkastelun ja kehittämissuunnitelman jatkona vuosina 2008 ja 2013 valmistuneille tarkasteluille.
  • Jatkamme systemaattisesti tiedonvaihtoa ja yhteistyötä vertaismaiden kanssa palvelussuhdeasioissa.
  • Ministeriö ja edustustot jatkavat paikallisesti palkatun henkilöstön palkkauksen kehittämistä. Kannustinpalkkiojärjestelmän käyttö laajenee edustustojen kokemusten ja tarpeiden perusteella.
  • Tehostamme viestintää paikallisesti palkatun henkilöstön asemasta ja palvelussuhteen perusteista koko henkilöstölle.
  • Kehitämme ja vakiinnutamme sähköisen ryhmätyötilan ulkoasiainhallinnon laajuiseksi viestintäkanavaksi edustustojen työnantaja-asioissa.
  • Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäuudistus laajentaa paikallisesti palkatun henkilöstön mahdollisuuksia käyttää sähköistä portaalia.

Tavoitetila vuonna 2020:

  • Edustustot ovat osaavia ja tasalaatuisia työnantajia. Ministeriön työnantajatuki on tehokasta.
  • Palvelussuhteen ehdot ovat ajan tasalla kaikissa edustustoissa. Edustustoverkon kokonaislinja ja asemamaiden lainsäädännön ja olosuhteiden tuottamat erot ovat toimivassa tasapainossa.
  • Paikallisesti palkattu henkilöstö tuntee hyvin tehtäväkenttänsä ja palvelussuhteensa perusteet. Lähetetty ja paikallisesti palkattu henkilöstö muodostavat harmonisen työyhteisön kaikissa edustustoissa.