Henkilötietojen käsittely

Ulkoasiainhallinnossa saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään (esimerkiksi matkustusilmoitukset sekä viisumihakemukset). Lisäksi saamme henkilötietoja lainsäädännön perusteella eri viranomaisilta ja yhteistyökumppaneiltamme.

Henkilötietoja käsittelevät ulkoasiainhallinnossa vain ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Henkilötietoja voi käsitellä myös palveluja tuottavat yhteistyökumppanit alihankkijoineen, joiden kanssa ministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietoja säilytetään joko ulkoasiainhallinnon tiedonohjaussuunnitelman mukaan tai palvelun elinkaaren mukaisesti tai siihen asti, kun tilaaja itse peruuttaa tilaamansa palvelun.

Jokaisella ulkoasiainhallinnon henkilörekisterillä on rekisteröidyn informointiteksti, josta saa lisätietoja henkilötietojen käsittelystä. Informoinnissa on kerrottu muun muassa tietojen käsittelyn tarkoitus, tietolähteet, säilytysajat sekä miten kyseiseen rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan. Nämä tekstit löydät osiosta Henkilötietojen käsittelyn kuvaukset.