Kansainvälisten järjestöjen hankinnat Wienissä

Wienissä sijaitsee toistakymmentä kansainvälistä järjestöä, joiden hankintaprosessit tarjoavat mahdollisuuksia myös suomalaiselle eri alojen osaamiselle. Viime vuosina harva suomalainen yritys tai konsortio on kuitenkaan hyödyntänyt näiden järjestöjen tarjoamia yhteistyömarkkinoita.

Wien on monen kansaivälisen järjestön kotikaupunki.

Ulkoministeriö on tuottanut yritysten avuksi myös oppaan suomalaisille yrityksille, joita kiinnostaa osallistua kansainvälisten järjestöjen ja kehitysrahoituslaitosten julkisiin hankintoihin.

Ohessa tiivis katsaus keskeisimpien hankintakilpailuja järjestävien järjestöjen hankintaprosesseihin.

Pääsääntöisesti kaikki Wienin YK-toimijoiden (UNOV, United Nations Office in Vienna) tarjouskilpailut julkaistaan YK:n keskitetyssä hankintajärjestelmässä Global Market Placen(Linkki toiselle web-sivustolle.) (UNGM) sivustolla. Sivustolle tulee rekisteröityä ja sieltä on mahdollisuus tilata hakuvahti-ilmoitukset kiinnostavista hankintakilpailuista. Tärkeää on YK:n ja kansainvälisten järjestöjen hankintakilpailuissa pitää mielessä, että prosessit ovat pitkiä ja aika tarjouskilpailuun osallistumisen ja itse hankinnan toteutumisen välillä voi olla hyvin pitkä. YK:n sekä yksittäisten erityisjärjestöjen hankintamenettelyjen tuntemus tarjouskilpailuun osallistuttaessa, ml. eettiset ohjeet (UN Supplier Code of Conduct(Linkki toiselle web-sivustolle.)) ovat avainasemassa.

Yritysten tulee rekisteröityä YK:n hankintajärjestelmään. Hankintadokumentteihin tulee tutustua huolellisesti sekä pyytää suoraan hankintakilpailun yhteyshenkilöltä selvennystä mahdollisiin epäselviin seikkoihin, mieluiten ennen tarjouksen jättämistä. Oleellista on, että yritys ja tarjous täyttävät asetetut kriteerit, ml. laatuvaatimukset, rahoituslaskelmat, pyydetyt tuotelistaukset jne. pyydetyssä muodossa sekä mm. pyydetyllä kielellä. Tarjouskilpailun määräaika on ehdoton. Yrityksen tulee osata antaa tuotteestaan mahdollisimman paljon tietoa suhteessa myös tulevaan toimintaympäristöön. Tämä edellyttää tutustumista ao. järjestön työhön sekä muihin toimijoihin kuten mahdollisesti kilpaileviin yrityksiin ja heidän tuotteisiinsa. Tarjous tulee myös räätälöidä kutakin tarjouskilpailua varten. Myös aiemmat referenssit, yrityksen tausta jne. tulee esittää perusteellisesti. Erityisen tärkeää on myös sinnikkyys; osallistuminen yhteen tarjouskilpailuun ei välttämättä tuota tulosta, mutta tuotteen tunnetuksi tekeminen on tärkeää, vaikka menestystä ei heti syntyisi. Yrityksiä rohkaistaan myös osallistumaan YK:n järjestämiin yleisiin hankintatapahtumiin.

Euroopan turvallisuus- ja yhteistyöjärjestö, Etyjiä koskien järjestön verkkosivuilta löytyvät tärkeät tiedot liike-elämän mahdollisuuksista Etyjissä, kuten kaikki avoimet tarjoukset, hankinta-asiakirjat, tärkeät vinkit tarjoajille sekä myyjän rekisteröintiä koskevat tiedot.

Suomen Wienin suurlähetyssä kaupungissa sijaitsevien järjestöjen hankinta-asioiden yhteyshenkilö on Itävallan Team Finland-koordinaattori (sanomat.wie@formin.fi).

Ohessa muutaman Wienissä sijaitsevan erityisjärjestön hankinnoista yksityiskohtaisemmin.

Kansainvälinen atomienergiajärjestö, IAEA

IAEA tekee vuositasolla hankintoja yli 100 miljoonan euron arvosta. Järjestö hankkii laajasti ydinalaan liittyviä tarvikkeita, välineitä ja palveluita Hankinnoista ilmoitetaan em. YK:n hankintasivustolla. IAEA on ottanut käyttöön iSupplier-portaalin jonka kautta yritykset voivat jättää tarjouksensa.

Lisätietoja: https://www.iaea.org/about/procurement(Linkki toiselle web-sivustolle.)

YK:n teollisen kehityksen järjestö, UNIDO

UNIDOn tehtäviin kuuluu teollisen kehityksen tukeminen kehitys- ja siirtymätalousmaissa. Tarkoituksena on edistää tuotannollista kasvua esimerkiksi vahvistamalla teollista kapasiteettia ja tukemalla puhdasta ja kestävää teollista kehitystä. Järjestön 10 päähankintasektoria vuosilta 2013–2016 olivat ympäristöä koskevat konsultointipalvelut, sähkötarvikkeet, ympäristövaikutusten arvioinnit, rakennusten ylläpitopalvelut, säädösten ratifiointia täytäntöönpanoa valvovat hallintopalvelut, ympäristöalan raportointipalvelut, ympäristöalan turvallisuuspalvelut, strategisen suunnittelun konsultaatiopalvelut ja ammatillinen koulutus.

Alle 5,000 euron hankinnoissa UNIDO voi tehdä sopimuksen järjestön eProcurement(Linkki toiselle web-sivustolle.)-portaaliin rekisteröityneiden palveluntarjoajien keskuudesta, sisäisen arvioinnin jälkeen. 200 000 euron arvoon saakka toteutettavissa hankinnoissa järjestö vertailee systemaattisesti eProcurement-järjestelmän kautta, hankintatarjoukseen jätettyjä esityksiä ja valitsee edullisimman, tekniset vaatimukset toteuttavan palveluntarjoajan. Yli 200,000 euron hankinnoissa järjestön hankintakomitea antaa hankintasuosituksen hankintaosaston päällikölle.

UNIDO:n erityispiirteeksi voi lukea sen yritysyhteistyökumppanuusmallin mm. julkisen ja yksityisen sektorin kehitysyhteistyöprojekteissa (public-private development partnership, PPDP). Tämän kaltaisessa yhteistyömallissa järjestö toteuttaa edunsaajamaan tarvitsemaa teknistä apua perinteisellä kehitysapurahoituksella (julkinen sektori) ja täydentävällä yksityisen sektorin osallistumisella joko materiaali/ palvelu lahjoituksella (in-kind) tai palveluntarjoajan investoinnilla projektiin. PPDP-projektimallin rahoitus riippuu kehitysrahoittajasta, mutta on yleensä puolet hankkeen kokonaiskustannuksista. Tarkoituksena on, että tämän kaltaisiin projekteihin osallistuvalla palveluntarjoajalla tulee olla pidemmän tähtäimen liikekumppanuus ja liiketoimintamahdollisuus projektissa.

Lisätietoja: https://www.unido.org/resources/procurement/notices(Linkki toiselle web-sivustolle.)

Euroopan turvallisuus- ja yhteistyöjärjestö, Etyj

Etyjin vuoden 2017 hankinnat olivat suuruudeltaan noin 43 miljoonaa euroa. Monet näistä liittyivät konferenssipalvelujen tarjoamiseen sekä IT-tukeen, Etyjin Ukrainan monitorointimission teknisiin hankintoihin ja ostopalveluihin sekä Etyjin kenttäoperaatioiden toimitilojen vuokrasopimuksiin.

Etyjin hankinta- ja sopimustiedot ovat julkisia ja helppokäyttöisiä. Etyjin verkkosivuilta löytyvät tärkeät tiedot liike-elämän mahdollisuuksista Etyjissä, kuten kaikki avoimet tarjoukset, hankinta-asiakirjat, tärkeät vinkit tarjoajille sekä myyjän rekisteröintiä koskevat tiedot. Yritysten, jotka ovat kiinnostuneita osallistumaan tiettyyn hankintakilpailuun, tulee ensin täyttää yhteydenottolomake ja siinä pyytää Etyjiä toimittamaan heille yksityiskohtaiset tarjousasiakirjat.

Etyjin tarjousasiakirjojen sisältöä voidaan muuttaa aika ajoin ennen tarjousten jättämiselle asetettua määräaikaa. Tällaiset muutokset julkaistaan Etyjin verkkosivustolla ja sitovat kaikkia tarjoajia. Hankintakilpailuihin osallistuvien kannattaakin tarkistaa Etyjin hankintasivusto säännöllisesti mahdollisten muutosten tai lisäselvitysten osalta.

Etyj pidättää itsellään myös oikeuden hyväksyä tai hylätä kaikki tarjoukset ja mitätöidä kokonaan tai osittain tai keskeyttää tarjouskilpailu ja hylätä kaikki tarjoukset milloin tahansa ennen sopimuksen tekemistä ilman, että siitä aiheutuu minkäänlaista vastuuta asianomaiselle tarjoajalle tai tarjoajille tai velvollisuutta ilmoittaa asianomaiselle tarjouksentekijälle tai tarjoajille syyt Etyjin toimintaan.

Lisätietoja: https://procurement.osce.org/(Linkki toiselle web-sivustolle.)

Ydinkoekieltosopimusjärjestö (CTBTO)

Ydinkoekieltosopimus CTBT:n (Comprehensive Nuclear Test Ban Treaty) sihteeristö toimii Wienissä. CTBTO:n (Preparatory Commission for the Comprehensive Nuclear Test Ban Treaty Organisation) puitteissa toimii maailmanlaajuinen havainnointiverkosto (International Monitoring System, IMS), joka tuottaa ja analysoi ydinkokeisiin liittyvää tietoa maaperä-, valtameri- ja ilmakehähavaintojen avulla. CTBTO:n hankintasivuilta löytyy tietoa avoinna olevista tarjouskilpailuista sekä rekisteröitymisohjeet: https://www.ctbto.org/service/procurement/(Linkki toiselle web-sivustolle.) Yritysten on myös mahdollista ilmoittautua tarjouskilpailuita koskevalle sähköpostijakelulistalle (ohjeet sivustolla).

Muita Wienissä sijaitsevia erityisjärjestöjä:

• United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC)(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan)  - YK:n rikos- ja huumausainetoimisto
• International Narcotics Control Board (INCB)(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan) – Kv. huumausaineiden valvontakomissio
• Office for Outer Space Affairs(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan)  - YK:n ulkoavaruuden toimisto
• United Nations Scientific Committee on the Effects of Atomic Radiation (UNSCEAR)(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan)
• International Trade Law Division of the United Nations Secretariat / United Nations Commission on International Trade Law (UNCITRAL)(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan) – Kv. kauppaoikeuden komissio

Valtaosa näistä YK-järjestöistä tekee hankintansa United Nations Office at Vienna (UNOV)(Linkki toiselle web-sivustolle.) – Wienin kaikkien YK elinten hallinnollisen kattojärjestön kautta, joka puolestaan julkaisee tarjouskilpailut niin ikään UNGM-sivustolla. Wienin ulkopuolelle haettavien ko. järjestöjen kenttätoimintojen hankintoja mainostetaan puolestaan järjestöjen kotisivuilla suoraan, alueellisilla (kuten esimerkinomaisesti Keski-Aasian) kotisivuilla.

Muita kansainvälisiä järjestöjä:

• European Union Agency for Fundamental Rights (FRA) – EU:n perusoikeuksienvirasto

http://fra.europa.eu/en/about-fra/procurement/calls-for-tender(Linkki toiselle web-sivustolle.)