Dataskydd inom utrikesförvaltningen

I all verksamhet inom utrikesförvaltningen iakttar vi aktsamhet och ser till att dataskydd och datasäkerhet förverkligas i all behandling av personuppgifter hos oss. Personuppgifter registreras endast av grundad anledning. I regel behövs uppgifterna för att vi ska kunna sköta de lagstadgade uppgifterna vid ministeriet och finska beskickningar, tillhandahålla tjänster och kontakta olika intressentgrupper.

Det är frivilligt att använda utrikesförvaltningens webbtjänster, och personuppgifterna används inte för andra syften än de angivna. När du t.ex. reser till utlandet kan du meddela oss dina person- och reseuppgifter med tanke på krissituationer. Du kan också prenumerera på nyhetsbrev och publikationer från oss, t.ex. tidningen Kauppapolitiikka.

Inom utrikesförvaltningen behandlar vi också olika samarbetsparters basuppgifter för att sköta myndighetens lagstadgade uppgifter såsom information enligt offentlighetslagen. Sådana parter är t.ex. olika myndigheter i hemlandet och i utlandet, representanter för frivilligorganisationer och media samt olika tjänsteleverantörer.

Behandlingen av personuppgifter inom utrikesförvaltningen beskrivs närmare i separata beskrivningar över system och tjänster där du får ytterligare information om bl.a. syftet med behandlingen av uppgifter, informationskällor, bevaringstider samt hur lagrade uppgifter lämnas ut. Dessa beskrivningar finns under Beskrivningar av behandlingen av personuppgifter.

Behandling av personuppgifter

Utrikesförvaltningen får personuppgifter i huvudsak från personerna själva (t.ex. reseanmälningar och ansökningar om visum). Vi får dessutom personuppgifter från olika myndigheter och våra samarbetspartner i enlighet med lagstiftning.

Inom utrikesförvaltningen behandlas personuppgifterna endast av de anställda som utifrån sin arbetsuppgift har rätt att använda uppgifterna och behandla ärendet i fråga. Personuppgifterna kan också behandlas av de samarbetspartner som producerar tjänster och deras underleverantörer, med vilka ministeriet i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen har avtalat om behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifterna bevaras i enlighet med utrikesförvaltningens informationsstyrningsplan eller under tjänstens livscykel eller tills du själv avslutar prenumerationen.

Varje personregister inom utrikesförvaltningen har en informationstext för den registrerade där du får ytterligare information om behandlingen av personuppgifterna. Informationen innehåller uppgifter om bl.a. syftet med behandlingen av uppgifter, informationskällor, bevaringstider samt hur de uppgifter som förts in i registret lämnas ut. Dessa texter finns under Beskrivningar av personregister.

Rättigheter för dig som använder tjänsterna

Som användare av tjänsterna har du rätt att få information om vilka uppgifter vi har registrerat om dig i våra system. Du kan också kontrollera de uppgifter vi samlat in om dig och vid behov uppdatera dem. Du kan få dina uppgifter raderade ur våra tjänster eller begränsa behandlingen av dem.

  1. Rätt att kontrollera egna uppgifter
    Du kan be att få se dina personuppgifter som har registrerats i tjänsterna genom att fylla i en blankett för utskrift och skicka den till ministeriets registratorskontor. Du kan också be om uppgifter per e-post från ministeriets registratorskontor.
    Begäran om att få personuppgifter till påseende
     
  2. Rättelse eller komplettering av uppgifter
    Om du upptäcker fel eller brister i dina uppgifter, kan du be att de korrigeras. I ett sådant fall ber vi dig berätta vilken uppgift som är felaktig och motivera varför den är det. Vi ber dig också berätta på vilket sätt dina uppgifter ska ändras eller kompletteras.
  3. Begränsning av behandlingen av uppgifter
    Om du har meddelat att dina uppgifter är felaktiga, har du rätt att begära att behandlingen av uppgifterna begränsas tills det har säkerställts att uppgifterna är korrekta.
     
  4. Återkallelse av samtycke till användningen av uppgifter
    Du kan skriftligen be ministeriet radera dina uppgifter ur tjänsten. Rätten att få sina personuppgifter raderade enligt dataskyddsförordningen tillämpas dock inte när behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att sköta ministeriets lagstadgade uppgifter. Du kan själv när som helst radera uppgifterna om dina prenumerationer genom att avsluta prenumerationen enligt de anvisningar som finns i varje e-postmeddelande som vi skickar. Registratorskontorets kontaktuppgifter
     
  5. Besvär eller klagomål som gäller behandlingen av personuppgifter
    Vid behov kan du lämna in ett besvär eller klagomål till dataombudsmannen. Tietosuoja.fi.

Utrikesförvaltningens dataskyddsombud

Utrikesförvaltningens dataskyddsombud är Juha-Matti Laasonen.
E-postadress tietosuoja (at) formin.fi.