Konsultutredning om hanteringen av trakasserier rekommenderar bättre kommunikation och förändringar i personalförvaltningen

Konsultbolaget Ramboll har utfört en utredning om förebyggandet, hanteringen och uppföljningen av trakasserier inom utrikesförvaltningen. Utredningen presenterades för utrikesministeriets personal tisdagen den 26 mars.

Enligt utredningen förekommer det brister i ledningen och i kommunikationen inom utrikesförvaltningen när det gäller förebyggandet och hanteringen av trakasserier. Det finns ett behov av att förenhetliga förfarandena när personalen anmäler osakligt bemötande, när man utreder trakasserier och när man följer upp de anställdas situation efter utredningen.

Konsultbolaget ger 30 rekommendationer. I rekommendationerna konstateras att organisationskulturen bör stärkas när det gäller att förebygga, att lyfta fram och behandla trakasserier. Man bör förbättra de anställdas trygghetskänsla och upplevelse av uppskattning och förtroende. För att stärka dessa erfarenheter bör utrikesministeriet granska och utveckla såväl sina strukturer som processer, ledarskap och arbetskultur.

För att garantera oberoendet hos de personer som är ansvariga för välbefinnandet på arbetsplatsen, för hanteringen av trakasserianmälningar och för utnämningar i utrikesförvaltningen rekommenderar utredningen att dessa personer inte ska omfattas av utrikesförvaltningens tjänsterotation. Det rekommenderas också att man ska rekrytera särskilda experter att sköta dessa ärenden. Det framförs rekommendationer om ledarskapet och chefernas ansvar, om att skapa en öppnare arbetskultur, processer och förfaranden och om minskad ojämlikhet.

Utrikesminister Timo Soini och utrikeshandels- och utvecklingsminister Anne-Mari Virolainen vill skynda på reformerna: ”Var och en ska kunna lita på att nolltolerans verkligen gäller. Det förutsätter mer HR-resurser, bättre kommunikation och bättre ledarskap. Vi måste också se över vissa förvaltningsprocesser och strukturer. Utredningens rekommendationer är en bra bas för praktiska åtgärder. Ministeriets tjänstemannaledning ska nu gå igenom rekommendationerna omsorgsfullt med raskt tillsammans med företrädare för personalen.”

Ministrarna tog initiativ till oberoende utredning

Den oberoende konsultutredningen utfördes under januari–mars på uppdrag av utrikesminister Timo Soini och utrikeshandels- och utvecklingsminister Anne-Mari Virolainen. Genom utredningen ville man få en bild av hur trakasserier och osakligt bemötande kan förebyggas, hur dessa fall kan tas upp och behandlas effektivare och hur hanteringen kan följas upp.

Utrikesministeriet ville ha rekommendationer om hur ministeriet i praktiken kan utveckla sin verksamhet för de anställdas bästa. Syftet var inte att reda ut enskilda fall av trakasserier.

Alla anställda erbjöds en möjlighet att bli hörda i utredningen. Konsultföretaget Ramboll sände ut en elektronisk enkät och fick in 555 svar från anställda vid utrikesministeriet och i utrikesrepresentationen. Det arbetar ca 2 350 personer i utrikesförvaltningen varav närmare 1 500 arbetar utomlands. Ramboll gjorde också intervjuer med personalen, personalorganisationerna och arbetsgivarens företrädare samt arrangerade digitala workshoppar.

Av svaren på den elektroniska enkäten berättar 88 om upplevelser av osakligt bemötande eller trakasserier på arbetsplatsen under det senast året. Två av svaren vittnar om sexuella trakasserier.

I svaren framkommer vikten av fungerande kommunikation, dialog och förtroende. De svarande önskar ett genuint intresse hos cheferna för att skapa en positiv stämning och värna om de anställdas välbefinnande. Det framförs önskemål om mer resurser för ledarskapsutbildning. Många önskar att personalförvaltningen ska vara mer professionell och att den ska ha ett större avstånd till den övriga organisationen. Inom utrikesrepresentationen framhölls vikten av att minska upplevelserna av ojämlikhet och behovet av att förstå de lokala förhållandena.

Ytterligare information: Pekka Puustinen, understatssekreterare (interna och externa tjänster), tfn +358 295 350 228.

Utrikesministeriets e-postadresser har formen fornamn.efternamn@formin.fi.